전사문서함은 다우오피스 전자결재 시스템에서 결재 완료된 모든 문서가 저장되어, 체계적으로 관리할 수 있도록 지원하는 기능입니다.
조직 전체의 결재 완료 문서를 체계적으로 관리하고 공유할 수 있으며 중요한 결재 문서를 효율적으로 관리하고,
업무에 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있도록 도와줍니다.
결재문서를 종류나 유형별로 분류하여 문서함에 저장함으로서 특정 사용자나 부서와 공유할 수 있고,
나중에 조직개편 등의 이유로 결재 부서가 사라지거나 변경되더라도 문서는 안전하게 보관하여 중요한 결재문서를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
전사문서함은 전자결재 App을 구매한 경우 함께 제공됩니다.
전사문서함에서 할 수 있는 일
✔️ 결재 완료 문서 관리
전체 조직의 결재가 완료된 문서를 분류하고 관리하는 데 사용되므로 이를 통해 중요한 회사 문서들을 체계적으로 보관하고
필요할 때 쉽게 찾아볼 수 있습니다.
✔️ 문서 열람 및 공유
결재가 완료된 문서를 조직 구성원들과 공유하고 운영자가 설정한 접근 권한에 따라 사용자들은 필요한 문서를 열람할 수 있습니다.
단, 관리자에 의해 사용여부 정상, 접근권한이 전체 사용자 또는 일부 사용자로 권한이 설정된 경우에만 임직원 포털에서의 전사문서함 접근 시 폴더가 노출되며 권한이 있는 문서만 열람 가능합니다.
전사문서함 관리자의 역할
- 전사문서함을 추가하거나 삭제할 수 있으며, 문서함 이름을 변경하거나 접근 권한을 설정할 수 있습니다.
- 전사문서함 운영자를 지정할 수 있습니다.
전사문서함 운영자의 역할
- 모든 전사문서함에 접근이 가능합니다.
- 전사문서함에 보관되어있는 문서를 이동하거나 삭제할 수 있습니다.