🛠️ 관리자 초기 설정 퀵 가이드

🚀 시작하기: 접속 및 로그인

본격적인 설정에 앞서, 개설 안내 메일을 확인하여 서비스에 접속해 주세요.

1. 개설 안내 메일 확인: 수신된 메일에서 [다우오피스 로그인하기] 버튼 클릭
2. 로그인 정보 입력: 메일에 기재된 최고관리자 ID와 초기 비밀번호(1회성)를 입력
3. 비밀번호 변경: 최초 로그인 시, 보안을 위해 원하는 비밀번호로 변경 후 로그인

1. 관리자 설정 화면 보안 설정

관리자는 운영 목적에 따라 전용 설정 페이지를 사용하며, 보안을 위해 최초 접속 시 인증 설정을 반드시 완료해야 합니다.

  STEP 1   관리자 페이지 접속 및 역할 확인

관리자는 아래 두 가지 설정 화면을 사용합니다. 다우오피스 로그인 후 우측 상단의 아이콘을 통해 접속하세요.

• ⚙️통합설정 (① 톱니바퀴) : 서비스 전반의 인프라(메일, 메신저, 전자결재, 보안 정책 등)를 관리하는 관리자 전용 공간
• 경영업무포털 (② 경영업무포털 버튼): 조직도 설계, 사원 등록, 근태/휴가 정책 수립 등 인사 기반의 실무를 관리하는 관리자 전용 공간

  STEP 2   ⚙️통합설정 보안 설정 (간편비밀번호)

전사 핵심 데이터 보호를 위해 관리자 전용 2차 인증 번호를 등록합니다.

1. 우측 상단 [톱니바퀴] 버튼 클릭

2. 통합설정 최초 진입 시 나타나는 팝업창에 본인만 알 수 있는 숫자 4자리 입력

3. 이후 통합설정 내 주요 메뉴 접근 시마다 해당 번호로 인증

  STEP 3   경영업무포털 보안 설정 (2차 인증)

인사/근태 정보 보호를 위해 외부 메일을 통한 인증을 진행합니다.

1. 우측 상단 [경영업무포털] 버튼 클릭

2. 경영업무포털 최초 접속 시 2차 인증 수단으로 사용할 외부 메일 주소 등록

3. 해당 메일로 발송된 인증코드를 입력하여 진입

2. 조직도 및 임직원 계정 생성

우리 회사의 조직 체계를 다우오피스에 구축하는 과정입니다. 아래 3단계를 순서대로 진행해 주세요.

  STEP 1   직위 및 직책 세팅

결재 라인의 기초가 되는 조직 내 직급 체계를 정의합니다. 📑 직위 및 직책 세팅 가이드

1. 상단 [직위] 또는 [직책] 탭 선택
   • '직급'과 '사용자 그룹'은 필요 시에만 별도로 활용
2. 우측 '템플릿' 목록에서 조직에서 사용하는 명칭 체크
3. 중앙의 [<] 화살표 버튼을 눌러 왼쪽 목록으로 이동

  STEP 2   부서 생성

실제 조직 구조에 맞춰 부서를 추가하고 계층 구조를 완성합니다. 📑부서 생성 가이드 

1. 조직도 하단의 [+ 부서추가] 버튼을 눌러 새로운 부서를 생성
2. 부서명, 부서 메일 아이디 및 부서장 정보를 입력

  STEP 3   임직원 계정 생성

임직원들이 서비스를 이용할 수 있도록 개별 계정을 부여합니다. 📑부서원 생성 가이드

1. 부서 생성이 완료되었다면 [+부서 소속 사원 생성] 버튼 눌러 부서원 생성 (해당 부서에 직접 소속됨)

2. 이름, ID 등 기본 정보 및 프로필 정보를 입력 

3. 근태관리 기본 설정

조의 근무 환경에 맞는 근태 정책을 수립하는 단계입니다.

  STEP 1   근무그룹 수정 및 생성

최초 생성되어 있는 [기본그룹]을 수정하거나, [+근무그룹 추가]를 통해 조직 정책에 맞는 근무제 유형을 선택합니다. 📑근무그룹 관리 가이드

• [기본그룹]은 삭제가 불가능합니다. 
• 별도의 근무그룹에 배정되지 않은 임직원은 자동으로 [기본그룹]에 포함되어 정책이 적용됩니다.

  STEP 2   기본 근무정책 설정 - 중요! 

임직원의 기본적인 근로 시간과 요일을 확정하는 단계입니다. 

1. 근무그룹명 및 설명: 관리 및 구분이 용이한 명칭(예: 본사_고정근무제)을 입력

2. 기본 근무정책: 조직 정책에 맞는 아래 옵션을 지정 📑 근무정책 설정 상세 가이드 

• 소정 근로시간 (예: 8시간) / 근무요일 / 근무 시작요일 / 주휴일 / 근무시간 / 휴게시간 등

3. 모든 항목을 입력했다면 하단의 [저장] 버튼을 클릭

  STEP 3   근무그룹에 멤버 추가 및 확인

설정된 근무정책을 실제 임직원에게 부여하는 단계입니다.

신규로 등록된 사원을 포함하여 별도의 근무그룹에 배정되지 않은 모든 임직원은 자동으로 [기본그룹]에 포함되어 정책이 적용됩니다.

특정 부서나 사원을 다른 그룹으로 배정하거나 이동시켜야 한다면 [적용멤버 관리] 탭에서 진행해 주세요. 📑 근무그룹 적용멤버 관리 가이드

1. [+ 멤버추가] 버튼을 클릭하여 정책을 적용할 조직(부서)이나 개별 임직원을 선택

2. 추가된 멤버 리스트에서 확인 가능

  심화   우리 회사 맞춤형 고도화 설정

조직의 운영 수준을 한 단계 높일 수 있는 기능들입니다.  

우리 회사에 꼭 필요한 정책이 있다면 [근무그룹 관리]에서 설정할 그룹을 선택하여 아래 심화 기능을 활용해 보세요.
 

🏢 추가 근무정책 기능

✅ 자동 출퇴근 체크 : 임직원이 기록을 누락했을 때 시스템이 기록을 생성하는 기능

✅ 근로시간 산정 기준 : 초과 근무 혹은 지각 판단을 위해 출퇴근 인정 범위를 설정하는 기능

✅ 강제 퇴근 기능 : 퇴근 기록 누락 시 자동 퇴근 처리하여 데이터 왜곡을 방지하는 기능

✅ 초과근로 인정 : 연장근로 발생 시 전자결재 승인 절차를 추가할지 여부를 선택할 수 있는 기능 

⚙️ 기타 설정 기능

✅ 알림 설정 : 출퇴근 기록 잊음 방지를 위해 임직원에게 푸시 알림을 발송하는 기능

✅ 근태체크 디바이스/근무지 설정 : 근태 체크를 허용할 기기 및  GPS나 WiFi를 기반으로 지정된 장소에서만 체크하도록 설정 가능

4. 휴가관리 기본 설정

조직의 휴가 규정을 시스템에 반영하고, 임직원의 연차를 관리하는 단계입니다.

  STEP 1   연차정책 그룹 수정 및 생성

최초 생성되어 있는 [기본 그룹]을 수정하거나, [+ 그룹 추가하기]를 통해 조직 정책에 맞는 연차 정책을 설정합니다. 

• [기본그룹]은 삭제가 불가능합니다. 
• 별도의 연차 정책에 배정되지 않은 임직원은 자동으로 [기본그룹]에 포함되어 정책이 적용됩니다. 
• [+ 그룹 추가하기]는 조직별로 다양한 정책 운영이 필요한 경우 활용하며, 프리미엄에서 제공됩니다.

  STEP 2   연차 정책 설정 - 중요!

임직원의 연차 발생 및 사용에 관한 핵심 규칙을 확정하는 단계입니다.

1. 연차 정책 설정 : 조직 정책에 맞는 아래 옵션을 지정합니다. 📑 연차정책 설정 가이드

   • 연차 생성 기준 / 연차/월차 자동생성 / 연차 사용 단위 / 연차 초과 사용 허용 / 근태 기준 연차 산정
2. 프리미엄 전용 옵션 : 소수점 이하 발생연차 / 소멸기간 설명 / 연차촉진 적용 대상 📑그룹 상세 설정 가이드
3. 모든 항목을 입력했다면 하단의 [저장] 버튼을 클릭

  STEP 3   연차 정책에 멤버 추가 및 확인

설정된 정책을 실제 임직원에게 부여하는 필수 단계입니다. 📑 연차정책 적용멤버 관리 가이드

1. [+ 멤버추가] 버튼을 클릭하여 정책을 적용할 조직(부서)이나 개별 임직원을 선택

2. 추가된 멤버 리스트에서 확인 가능

5. 전자결재 양식 및 프로세스

오프라인 문서를 디지털로 전환하고, 회사의 결재 프로세스를 시스템화하는 단계입니다.

 STEP 1  양식 내용 등록하기 

[전자결재 양식 관리] > [양식 추가] 혹은 기본 양식 선택 > [양식편집기]를 실행하여, 아래 방식 중 택하여 양식 내용을 등록합니다.

1️⃣ 방법 - 기본 제공 양식 활용 (혹은 양식 자체 제작)

다우오피스에서 제공하는 기본 양식(예: 업무협조)을 선택하여 우리 회사에 맞게 수정하거나, 새롭게 제작할 수 있습니다.

1. [전자결재 양식 관리] > 기본 양식 선택 또는 [양식추가] > [양식편집기] 실행

2. 편집기 좌측의 '기본·자동·고급 항목' 컴포넌트를 활용하여 양식을 자유롭게 구성 📑양식편집기 사용방법 안내

2️⃣ 방법 - 조직에서 기존에 사용한 양식 붙여넣기

기존에 엑셀이나 워드, HTML로 관리하던 양식의 표와 내용을 그대로 복사하여 이관할 수 있습니다.

1. [전자결재 양식 관리] > [양식추가] > [양식편집기] 실행
2. 기존 문서 양식 복사(Ctrl+C) 후, [양식편집기] 본문에 붙여넣기(Ctrl+V)
3. 좌측 컴포넌트를 활용해 결재에 필요한 항목들을 추가로 배치하여 양식 완성 📑양식편집기 사용방법 안내

3️⃣ 방법  - 고객케어라운지 양식 샘플 활용

다우오피스 전문가들이 제작한 샘플 양식을 다운로드하여 즉시 적용할 수 있습니다.

1. 📑고객케어라운지 > 무료 양식 다운로드에서 양식 선택 > 하단 .html 파일 다운로드
2. 양식편집기 우측 상단 [</>] 선택
3. 다운로드받은 html 파일을 선택하여 양식 적용

 STEP 2   결재 라인 설정 방법

[전자결재 양식 관리] > [양식 추가] 혹은 기본 양식 선택 > [양식편집기] 실행 > 양식 편집기에서 결재라인 선택 후 우측에서 지정 결재자를 지정합니다. 📑지정 결재자 설정

 STEP 3  탭별 운영 정책 및 보안 설정

양식 편집기 작업을 마치고 돌아와, 아래 탭들을 설정하여 결재의 세부 규칙을 완성 후 하단의 [저장] 버튼을 클릭하여 양식 등록을 마무리합니다.

1.  필수  기본 : 양식 제목을 입력하고, [사용여부: 사용]에 체크 (미체크 시 직원에게 노출 안 됨)

2.  심화  결재정보: 문서 참조자나 열람자를 지정하여 정보 공유 범위를 설정 📑양식 결재정보

3.  심화  권한/보안: 전결 옵션, 1인결재 허용 여부, 보존연한 및 보안등급을 설정 📑양식 권한/보안

4.  심화  기타: 결재 완료 시 메일 발송 여부 등을 선택 📑양식 기타 기능

6. 기업 메일 도메인 설정

원활한 메일 사용을 위해 우리 회사의 고유 도메인을 연결하고, 계정별 용량을 할당하는 단계입니다.

※ 본 설정은 메일 App 이용 시 해당합니다. 메일 기능을 사용하지 않는 경우 이 단계를 생략해 주세요!

  STEP 1   기업 도메인 설정

다우오피스 메일을 사용하려면 회사 소유의 도메인이 반드시 필요합니다. 

✅ 이미 보유한 도메인이 있다면?

기존에 사용하던 도메인 제공 업체의 사이트에 방문하여 관련 MX 및 SPF 레코드 값을 변경해주세요!

• 📑 MX 레코드 설정 방법
• 📑 SPF 레코드 설정 방법

✅ 보유하고 있는 도메인이 없다면?

반값도메인과 같은 도메인 제공 업체에서 도메인을 먼저 구매한 후, MX 및 SPF 레코드 값을 등록해주세요.

🔗 반값도메인 구매 바로가기

  STEP 2   계정별 메일 용량 관리

도메인 설정 후, 임직원이 실제로 메일을 수신할 수 있도록 계정마다 용량을 할당해야 합니다.

1. 용량을 할당할 계정을 목록에서 선택
2. 상단의 [멤버 용량 추가] 버튼을 클릭
3. 팝업창의 '메일 용량 추가' 항목에 할당할 용량 수치를 입력 후 [전체 적용] > [저장]

  심화 기능   메일 서비스 활용 고도화 설정

편리한 메일 소통을 위해 추가로 설정하면 좋은 유용한 기능들입니다.

🏢 부서메일 설정 (조직도 연동) 

부서원 전체에게 한 번에 메일을 보낼 수 있는 공용 아이디를 생성합니다.

• 방법 : 우측 상단 [경영업무포털] 버튼 > 좌측 메뉴 [인사 > 조직관리 > 조직설계에서 부서 선택 후 [부서메일 아이디] 입력
• 활용 : 임직원포털 조직도에서 부서명 옆 인원 아이콘 눌러  즉시 발송 가능

⚙️ 별칭계정 및 발신자 설정

가상의 대표메일(예: sales@)을 생성하거나 개별 사용자의 발신 주소를 추가합니다. 

• 방법 : 우측 상단 ⚙️통합설정 > 좌측 메뉴 [App 관리] > 메일 > [별칭 계정]에서 추가
• 활용 : 추가한 별칭 계정을 발신 주소에 추가하여 활용 가능  

📩 기존 메일 데이터 이관

기존에 사용 중인 타사 서비스 메일을 다우오피스 메일로 이관할 수 있습니다. 

단, 기존 메일 서비스에서 eml 파일 형식으로 메일 다운로드가 가능해야 합니다. 📑 메일 이관 가이드

📢 임직원 안내 템플릿

관리자 설정을 모두 마쳤다면, 

이제 임직원들이 새로운 업무 환경에 원활히 적응할 수 있도록 아래 안내 템플릿을 활용하여 사내 게시판이나 메일을 통해 공지해 보세요! 

[   ]로 표시된 부분은 회사 상황에 맞게 수정하여 활용하시기 바랍니다. 😉