문서관리 App은 사내에서 공유되는 규정, 업무 매뉴얼, 지침 문서 등을 체계적으로 등록·열람·보관할 수 있도록 지원하는 기능입니다.
문서별 보존 연한, 승인 절차, 열람 이력 등을 함께 관리하여 정보의 신뢰성과 최신성을 확보할 수 있습니다. 또한, 문서의 버전 이력 관리, AI 요약, 다국어 번역 등의 기능을 통해 내용의 전달력과 접근성을 더욱 향상시킬 수 있습니다.
문서관리 특징
- 통합된 문서함 기반 관리 : 부서별 또는 주제별로 문서를 분류하여 보관
- 등록/승인 프로세스 지원 : 승인 절차를 통해 중요 문서의 무분별한 등록 방지
- 보존 연한 설정 : 문서별 보관 기간 설정 가능 (자동 삭제는 아님)
- 열람/업데이트 이력 확인 : 문서의 최신화 상태와 열람 내역 추적
- 검색 및 다운로드 기능 : 기본/상세 조건으로 문서 검색, 목록을 엑셀로 저장 가능
문서관리 권한별 역할
✅ 문서관리 운영자
- 임직원포털에서 승인 필요 문서 검토 및 승인/반려, 문서 이동/삭제, 문서함 관리
✅ 일반 사용자(등록자/열람자)
- 임직원포털에서 문서 등록, 임시저장, 승인 요청, 문서 열람 및 댓글, 최근 열람 확인 등
✅ 문서관리 App 관리자 & 최고 관리자
- 🧭 통합설정⚙️ > App관리 > 임직원포털 > [문서관리]에서 문서함(폴더) 생성/삭제, 문서함 설정(열람자 및 예외자 지정, 승인, 보존연한, 운영자 추가, 사용 여부 등 기본값 설정), 시스템 차원 관리
문서관리에서 할 수 있는 일 🗂️
문서 등록
- 신규 문서를 등록할 수 있으며, 문서함 운영자의 승인 절차에 따라 문서가 최종 게시
- 운영자가 승인 없이 등록 가능한 옵션을 설정한 경우, 즉시 배포 가능
- 첨부파일 등록도 지원되어, 본문 외 관련 자료까지 함께 보관
업데이트/버전 관리
-
사내 규정이나 매뉴얼처럼 지속적으로 유지·보완이 필요한 문서의 경우,
기존 문서에서 [업데이트] 기능을 통해 새 버전을 등록하고, 이전 버전도 이력으로 확인 -
별도 문서를 새로 등록하지 않고 기존 문서를 이어서 관리
자료 보관
- 문서 등록 시 본문 내용뿐 아니라 첨부파일도 함께 저장, 관련 문서 및 자료를 하나의 콘텐츠로 통합 보관