부서 문서함

🧭통합설정⚙️ > 앱 관리 > 전자결재 > [부서 문서함]은 부서(조직)별로 결재 문서를 체계적으로 관리할 수 있도록 제공되는 기능입니다.

부서 문서함 특징

• 부서 정보가 없는 사용자는 전자결재 작성 불가
• 기본 문서함과 추가 문서함 제공 (기본 문서함은 삭제/이동 불가)
• 추가 문서함의 문서는 삭제 또는 이동 가능
   

부서 문서함 사용 설정

부서별로 문서함, 수신함, 공문 발송함 기능 사용 여부를 일괄 설정할 수 있습니다.

1. 문서함
   • 사용 → 부서별 개별 문서함 유지
   • 사용 해제 → 해당 부서는 상위 부서의 문서함을 공유
     ✔ 여러 부서가 하나의 문서함을 공유하여 통합 관리하고자 할 경우, 하위 부서의 문서함 사용을 해제하고 상위 부서의 문서함을 활용
      
2. 수신함
   • 사용 → 해당 부서가 직접 문서를 수신 가능
   • 사용 해제 → 해당 부서는 문서를 직접 수신할 수 없음
     ✔ 특정 부서가 직접 문서를 수신할 필요가 없을 경우, 해당 부서의 수신함을 해제하여 문서가 수신되지 않도록 설정
      
3. 공문발송함
   • 사용 → 해당 부서에서 공문을 직접 발송하고 관리 가능
   • 사용 해제 → 해당 부서의 발송 공문이 상위 부서의 공문 발송함으로 자동 저장됨
     ✔ 공문 발송을 상위 부서에서만 통합 관리할 경우, 하위 부서의 공문 발송함을 해제하여 모든 공문이 상위 부서의 공문 발송함으로 저장되도록 설정

부서 문서함 목록 

특정 부서의 결재 문서 목록 보기

부서를 선택하여 해당 부서의 결재 문서를 조회합니다. 결재 문서의 ‘목록’만 확인 가능하며, 문서 상세 내용은 확인 불가합니다.

1. [부서 선택] 클릭 > 결재 문서를 열람할 부서 선택

2. 부서함 목록에서 문서함 선택

• 기안완료함 : 부서 내에서 기안이 완료된 문서
• 부서참조함 : 부서 내에서 참조된 문서
• 부서수신함 : 부서에서 수신한 완료된 문서만 조회 가능
• 공문 발송함 : 공문 발송한 문서 보관
• 부서장이 생성한 문서함 

부서 문서함 관리

부서별로 추가 문서함을 생성하거나 불필요한 문서함을 삭제 가능

부서 문서함 추가/삭제

1. [부서 선택] 클릭 > 문서함을 관리할 부서 선택 

2. 부서함 목록에서 부서명 우측의 [⚙️] 클릭

3. 부서 문서함 관리에서  부서 문서함 담당자 지정 및 목록에서 부서 문서함 추가/삭제 

부서 문서함 분류

부서의 결재 문서를 관리자가 추가 생성한 부서 문서함에 분류할 수 있습니다.
각 문서는 하나의 문서함에만 분류 가능하며, 부서 수신함 및 참조 문서함에서는 완료된 문서만 조회할 수 있습니다.

1. 부서함 목록에서 문서함 선택 후, 분류할 결재 문서 선택

2. [부서 문서함 분류] 클릭 → 분류할 문서함 선택 

부서 문서함 열람자 추가 👀

부서 문서함에 특정 사용자 또는 부서에게 열람 권한을 부여할 수 있습니다.
 

1. 부서함 목록에서 문서함 선택 후, 문서를 선택하고 [열람자 추가]  클릭

2. 조직도에서 열람할 사용자(또는 부서)를 선택 

• 부서별로 일괄적으로 열람자 추가 가능