공문 설정

🧭통합설정 > 앱 관리 > 전자결재 > [공문 설정]은 시행문 양식, 발신 명의, 직인을 관리하여 기업 내 공식적인 문서를 체계적으로 발송하는 기능을 제공합니다.
이를 통해 결재가 완료된 문서를 공문으로 변환하여 발송할 수 있으며, 발신 명의와 직인을 설정하여 공식 문서로서의 신뢰성을 확보할 수 있습니다.

관리자 사전 작업 ✨

1️⃣시행문, 발신 명의, 직인 설정

• [공문 설정]에서 시행문 양식, 발신 명의, 직인을 사전에 등록

2️⃣결재 양식에서 공문 발송 기능 활성화

• [결재 양식 관리]에서 공문 기능을 사용할 양식으로 이동
• 공문 발송 기능을 사용으로 설정하고, 시행문, 발신 명의, 직인을 선택
• 사용자 변경 가능 여부 선택
  예) 특정 사용자만 발신 명의 수정 가능

3️⃣공용 주소록 추가

• 공문 발송을 위해 반드시 [공용 주소록]을 추가해야 함
• 관리자가 공용 주소록 관리에서 공문을 발송할 연락처 추가

4️⃣공문 발송 가능 여부 확인

• 위 단계를 완료하면, 임직원이 공문을 발송할 수 있도록 설정됨

 공문 발송 과정

1️⃣ 🧭임직원 포털 > 전자결재에서 새 결재 진행
2️⃣ 기안 문서 작성 시 ‘공문서 수신처’에서 공용 주소록의 공문 발송 연락처 선택
3️⃣ 공문서 설정 (발신 명의, 직인, 시행문 선택 및 설정)
4️⃣ 문서 상단에서 결재 요청 → 결재 완료 후 지정된 공문 수신처로 자동 발송

시행문 양식 관리

결재가 완료된 문서를 다른 부서 또는 팀에 실행을 요청하기 위해 보내는 공문입니다.
시행문을 생성하려면 미리 시행문 양식이 등록되어 있어야 하며, 관리자는 시행문 양식을 추가하거나 수정, 삭제할 수 있습니다.

•  시행문 양식 관리 [추가]
•  시행문 양식 정보에서 제목과  [양식 편집기]를 통해 공문으로 사용할 양식 등록

발신명의 관리

공문을 발송할 때, 문서 하단에 표시되는 회사명 또는 대표자의 성명을 의미합니다.
공식적인 공문서의 발신인을 명확하게 나타내기 위해 사용되며, 관리자에 의해 추가/삭제가 가능합니다.

직인 관리

공문서의 공식성을 강화하기 위해 발신 명의와 함께 삽입되는 도장(Seal) 이미지입니다.
관리자에 의해 직인 추가, 수정, 삭제가 가능하며, 공문서 하단에 자동으로 삽입됩니다.

[임직원 포털 공문 발송으로 보완]