개인 문서함

개인 문서함에는 본인이 직접 작성한 문서와 결재한 문서, 합의/참조/열람한 모든 문서가 저장됩니다.

개인 문서함은 기본적으로 결재 문서를 조회하고 처리하는 <기본 문서함>과,
결재 완료 또는 작성한 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 분류할 수 있는 <추가된 문서함>으로 구성됩니다.

기본 문서함 종류

개인 문서함 설정에서 추가 개인 문서함을 생성/삭제 하거나 순서 변경/이관/공유를 할 수 있습니다.

개인 문서함 추가 생성 방법

전자결재를 자주 활용하는 경우, 기안 문서함에 문서가 누적되어 검색만으로 원하는 문서를 찾기 어려울 수 있습니다.

이때, 양식별, 업무 내용별, 부서별로 문서함을 생성하고 자동 분류 옵션을 적용하면 결재 문서를 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.

개인 문서함 삭제 방법

개인 문서함에 <추가된>은 결재 문서를 분류하는 용도로만 사용되므로, 문서함에서 삭제하더라도 원본 결재 문서는 기본 문서함에 그대로 보존됩니다.

개인 문서함 순서 변경 방법

개인 문서함 공유 방법

추가로 생성한 문서함은 개인 또는 부서에 공유할 수 있고, 공유받은 개인/부서는 해당 문서함을 함께 확인할 수 있습니다.

단, 결재 문서의 공개 여부에 따라 접근권한이 없는 사용자는 문서함이 공유되더라도 문서 내용을 확인할 수 없습니다.

※ 추가로 생성한 문서함만 공유가 가능하며, 기본적으로 제공하는 기안/결재/참조/수신/발송 문서함은 공유할 수 없습니다.

개인 문서함 이관 방법

담당자 변경 또는 퇴사 등의 이유로 문서 담당자가 변경된 경우, 개인 문서함을 이관하여 계속 사용할 수 있습니다.

기안, 결재, 참조/열람, 수신 문서함, 임시 저장함의 모든 문서는 조회 후 추가로 생성한 개인 문서함에 수동/자동으로 분류할 수 있습니다.

수동 분류

검색 조건을 이용하여 양식, 기안자, 제목 등으로 조회한 후 전체 체크하여 개인 문서함으로 분류하는 방법으로
쉽고 빠르게 결재 문서 분류가 가능합니다.

자동 분류

기안, 결재, 참조/열람, 수신 문서함과 임시 저장함의 문서에 자동분류 규칙을 적용하면
이후에 도착, 생성한 문서를 자동으로 개인 문서함에 분류할 수 있습니다.

자동분류 조건을 설정하면 이후에 결재가 완료된 문서부터 자동으로 분류됩니다.

설정 이전에 도착한 문서는 자동으로 분류되지 않으므로, 수동 분류 기능을 이용해 개인 문서함에 직접 분류해야 합니다.

이미 수동으로 분류가 된 문서는 자동 분류에서 제외됩니다.