부서 문서함

다우오피스에서 작성된 모든 결재문서는 기본적으로 부서별로 보관됩니다.

부서가 지정되지 않은 사용자는 전자결재를 작성할 수 없으며, 같은 부서의 사용자는 공개 권한과 보안 등급에 따라
부서 문서함에서 결재 문서를 조회할 수 있습니다.

부서 문서함은 시스템에서 자동 제공되는 기본 문서함과, 문서를 빠르게 분류할 수 있도록 부서별로 생성 가능한 추가 문서함으로 구성됩니다.

기본 문서함의 문서는 삭제하거나 이동할 수 없으며, 추가 문서함에서 문서를 삭제하거나 이동해도 기본 문서함에는 영향을 미치지 않습니다.

부서 문서함 종류

• 기안 완료함 : 부서원이 기안한 모든 결재 완료문서를 확인할 수 있습니다. 모든 부서원의 접근이 가능합니다.
• 부서 참조함 : 참조자에 부서가 지정된 결재 문서를 확인할 수 있습니다. 모든 부서원의 접근이 가능합니다.
• 부서 수신함 : 문서 수신자에 부서가 지정된 결재 문서를 확인할 수 있습니다. (부)부서장, 또는 부서 문서함 담당자만 접근이 가능합니다.
• 공문 발송함 : 부서원이 기안하여 결재완료 된 문서중 외부 공문서로 발송한 문서를 확인할 수 있습니다.
  모든 부서원의 접근이 가능하지만, 권한에 따라 문서를 열람하지 못할 수 있습니다.

부서 문서함 관리

부서 문서함 설정에서 부서 문서함 담당자를 지정하고 추가 부서 문서함을 생성/삭제하거나 순서 변경/이관/공유를 할 수 있습니다.

부서 문서함 담당자 지정 방법

부서 문서함 담당자가 할 수 있는 일은 아래와 같습니다.

• 부서 문서함 추가 및 삭제
• 부서 문서함 이관 및 공유
• 부서 문서함 자동 분류 설정
• 부서 수신함 확인 - 접수 및 담당자 지정
• 다른 부서 문서함 담당자 지정

부서에 속해있지 않은 직원도 부서 문서함 담당자로 지정됐다면 해당 부서의 부서 문서함 목록을 조회할 수 있으며,
조회 권한이 있는 문서는 직접 열람할 수 있습니다.

이를 통해 조직 개편 등으로 기존 문서를 타 부서 사용자가 확인해야 하는 경우 손쉽게 권한을 부여할 수 있습니다.

1. 🧭임직원 포털 > 전자결재 App > 부서 문서함 설정[⚙️] 클릭
2. [+담당자 추가] 클릭
3. 조직도에서 담당자 선택

부서 문서함 추가 생성 방법

결재 문서가 많을 경우, 부서별로 문서를 기안자, 양식, 제목 기준으로 분류하여 관리할 수 있습니다.

또한, 타 부서나 특정 사용자와 문서를 공유해야 할 경우, 별도의 문서함을 생성하고 공유 설정을 적용하여
효율적으로 활용할 수 있습니다. 

1. 🧭임직원 포털 > 전자결재 App > 부서 문서함 설정[⚙️] 클릭
2. [+추가] 클릭
3. 사용할 부서 문서함 이름 입력
4. [확인] 클릭
5. 문서함 생성 완료 (왼쪽 부서 문서함 목록 최하단 <추가된 문서함>에 생성)

부서 문서함 삭제 방법

1. 🧭임직원 포털 > 전자결재 App > 부서 문서함 설정[⚙️] 클릭
2. 삭제하려는 문서함 선택
3. [삭제] 클릭

부서 문서함 순서 변경 방법

1. 🧭임직원 포털 > 전자결재 App > 개인 문서함 설정[⚙️] 클릭
2. [순서바꾸기] 클릭 > 드래그 앤 드롭으로 문서함 순서 변경
3. [순서바꾸기 완료]  클릭

부서 문서함 공유 방법

추가로 생성한 문서함은 개인 또는 부서에 공유할 수 있고, 공유받은 개인/부서는 해당 문서함을 함께 확인할 수 있습니다.

단, 결재 문서의 공개 여부에 따라 접근권한이 없는 사용자는 문서함이 공유되더라도 문서 내용을 확인할 수 없습니다.

※ 추가로 생성한 문서함만 공유가 가능하며, 기본적으로 제공하는 기안/결재/참조/수신/발송 문서함은 공유할 수 없습니다.

1. 임직원 포털 > 전자결재 App > 부서 문서함 설정[⚙️] 클릭
2. 공유할 부서 문서함의 [공유] 클릭
3. [공유 추가] 클릭
4. 조직도에서 공유할 사용자, 부서 선택
5. [확인] 클릭
6. 문서함을 공유받은 사용자/부서는 [공유 문서함]에서 해당 문서함 확인 가능

부서 문서함 이관 방법

조직 개편 등의 이유로 부서가 변경된 경우, 부서 문서함을 이관하여 계속 사용할 수 있습니다.

문서함 이관은 (부)부서장, 부서 문서함 담당자만 할 수 있습니다.

1. 🧭임직원 포털 > 전자결재 App > 부서 문서함 설정[⚙️] 클릭
2. 이관하려는 문서함 선택 > [문서함 이관] 클릭
3. 조직도에서 문서함을 이관할 사용자/부서 선택 후 [확인]

추가 문서함 문서 분류 방법

부서 문서함에 저장된 모든 문서는 추가로 생성한 문서함에 수동/자동으로 분류할 수 있습니다.

수동 분류

검색 조건을 이용하여 양식, 기안자, 제목 등으로 조회한 후 전체 체크하여 부서 문서함으로 분류하는 방법으로
쉽고 빠르게 결재 문서 분류가 가능합니다.

1. 🧭임직원 포털 > 전자결재 App > 분류할 문서가 있는 [부서 문서함] 클릭
2. 분류할 문서 체크
3. [부서 문서함 분류] > [분류] 클릭
4. 분류할 문서함 클릭
5. [확인] 클릭
6. 추가된 문서함 클릭 > 분류한 결재 문서 확인 가능

자동 분류

기안 완료함, 부서 참조함, 부서 수신함, 공문 발송함에 저장된 문서에 자동분류 규칙을 적용하면
이후에 도착, 생선한 문서를 자동으로 부서 문서함에 분류할 수 있습니다.

자동분류 조건을 설정하면 이후에 결재가 완료된 문서부터 자동으로 분류됩니다.
설정 이전에 도착한 문서는 자동으로 분류되지 않으므로, 수동 분류 기능을 이용해 부서 문서함에 직접 분류해야 합니다.

이미 수동으로 분류가 된 문서는 자동 분류에서 제외됩니다.

1. 🧭임직원 포털 > 전자결재 App > 부서 문서함의 설정⚙️ 클릭 > [자동분류] 탭 클릭
2. 자동분류 규칙 '적용함' 클릭 후 [저장]
3. 자동분류를 적용할 결재문서가 있는 부서 문서함 선택
4. 자동분류 규칙 적용할 결재문서 체크
5. [부서 문서함 분류] > [자동분류] 클릭
6. 자동분류 규칙 설정
   (문서함, 제목, 양식명, 기안자, 기안부서 조건)
7. 규칙에 만족하는 결재문서를 보관할 부서 문서함 선택
8. [확인] 클릭