문서등록 및 문서목록

문서관리 홈 🏠

문서관리 홈은 사내 문서의 전반적인 현황을 한눈에 파악할 수 있는 시작 화면입니다.
문서 열람 이력, 승인 대기 현황, 임시 저장된 문서 등 사용자 역할에 따라 필요한 정보를 바로 확인할 수 있습니다

주요항목

✅ 문서등록

• [+ 문서 등록] 선택하면 새 문서 등록
• 문서함 위치, 제목, 보존 연한, 첨부파일 등을 입력 후 등록하거나 임시저장 가능

✅ 최근 열람 문서

• 사용자가 최근 열람한 문서를 최대 50건까지 시간 순으로 표시
• 자주 확인하는 문서를 빠르게 다시 열람 가능

✅ 최근 업데이트 문서

• 등록 또는 업데이트된 문서를 최신 순으로 정렬하여 표시
• 새롭게 공유된 문서나 변경된 문서를 쉽게 파악

✅ 승인 대기 문서 (운영자만 표시)

• 승인 기능이 설정된 문서함의 운영자인 경우, 승인을 기다리는 문서 목록 표시
• 여러 문서를 일괄 승인하거나 개별적으로 승인/반려 가능

✅ 등록 대기 문서 

• 작성 중 임시 저장한 문서, 운영자 승인 대기 중인 문서, 반려된 문서를 상태별로 확인

문서등록

1.  위치  : 문서가 등록될 문서함 위치 선택
2.  제목 : 문서의 제목 입력
3.  보존연한 : 문서의 보존 연한 지정
   • 관리자가 설정한 값이 기본으로 지정, 등록자 변경 가능
4. 첨부파일 : 문서에 포함될 첨부파일 등록
5. 문서번호 : 문서의 번호를 직접 입력하여 지정
6. 본문내용 입력 : 문서의 본문 내용을 에디터에 입력
7. 등록 : 문서 입력 완료
   • 승인 절차 사용 : 해당 문서함 운영자의 승인을 받아야 등록 완료
8. 임시저장 : 문서를 임시로 저장할 때 사용
   • 임시 저장한 문서는 등록 대기 문서에서 확인

문서 상세화면

문서 등록 후 문서 목록에서 하나를 선택하면 상세 페이지로 이동하며, 다음과 같은 기능을 사용할 수 있습니다.

✏️ 업데이트

등록된 문서를 수정할 수 있는 기능입니다. 기존 문서를 덮어쓰지 않고 버전 이력이 자동으로 관리됩니다.

업데이트 절차

1. [업데이트] 버튼 선택 (등록 권한 필요)
2. 변경 내용 입력 및 첨부파일 추가
3. 변경사유 작성 후 [등록] 선택
4. 각 버전 선택 시 버전에 해당하는 파일 확인 

변경사유 입력 항목은 업데이트 시에만 표시되며, 버전 관리를 투명하게 유지할 수 있습니다.

🗑️ 삭제

삭제 권한이 있는 경우 버튼이 표시되며 문서 목록을 선택하고 버튼을 클릭하여 문서를 삭제할 수 있습니다.

• 현재 버전 삭제 : 현재 보고 있는 문서만 삭제
• 모든 버전 삭제 : 문서함에 등록된 모든 문서 삭제

🔁 이동

• 문서를 다른 문서함으로 이동시키는 기능입니다.
• 삭제 권한 + 이동 대상 문서함의 등록 권한이 모두 필요합니다.

💬 댓글

각 문서 하단에는 댓글 입력 영역이 제공되어, 문서에 대한 피드백이나 의견을 주고받을 수 있습니다.

다른 메뉴와 마찬가지로 실시간 커뮤니케이션이 가능합니다.

🖨️인쇄/저장

문서 상단에 있는 [인쇄] 버튼을 클릭하여 출력하거나, PDF 문서로 변환하여 저장한 뒤 백업할 수 있습니다.

단, 첨부파일이 포함된 문서의 경우 첨부파일은 별도로 다운로드 받으셔야 합니다.

문서함 및 문서 목록

관리자에 의해 생성된 문서함은 사내 문서를 등록·보관·열람하는 기본 단위입니다.

문서함별로 열람, 등록, 삭제 권한이 다르게 설정되며, 문서 이동이나 삭제 등 주요 작업도 문서함 권한에 따라 달라집니다.

문서관리 왼쪽 문서함을 선택하면 문서 목록을 확인할 수 있습니다. 

1. 등록
   • 현재 문서함에 등록 권한이 있는 경우 [등록] 버튼 표시
   • 선택시 현재 문서함의 위치 자동 지정
2. 삭제
   • 삭제 권한이 있는 경우, 목록에서 문서 선택 뒤 삭제 가능
3. 이동
   • 삭제 권한이 있는 경우 [이동] 버튼이 표시 

   • 문서를 선택해 다른 문서함으로 이동 가능. 단 이동 대상 문서함에 등록 권한이 있어야 함

     ⚠️

     문서 이동을 하게되면 현재 문서함에서는 사라지기 때문에, 반드시 삭제 권한을 가지고 있어야 합니다.
     또한 이동하려는 문서함에는 등록 권한이 있어야 문서 이동이 가능합니다.

4. 목록 다운로드
   • 문서 목록에 표시되는 제목, 등록자 등의 정보를 엑셀파일로 다운로드
   • 문서 내 데이터는 저장되지 않음

문서검색

문서 검색은 기본 검색과 상세 검색 두 가지 방법으로 이용할 수 있습니다.

✅ 기본검색

1. 검색 범위 : 전체 문서함 기준
2. 검색 대상 : 등록자, 제목, 본문, 첨부파일 명, 관련 링크
3. 이용 방법 :
   • 상단 우측 통합검색 > 문서관리 범위 선택
   • 검색 키워드 입력 후 Enter로 검색

✅ 상세검색

1. 검색 방법 :
   • 통합검색 레이어에서 [상세검색] 버튼 클릭
   • 팝업에서 검색 조건(등록일, 등록자, 제목 등) 설정 후 검색
      
2. 검색 결과 : 설정한 상세 조건에 맞는 검색 결과 화면으로 바로 이동