문서번호/보안등급/서명

전자결재가 최종 완료되었을 때 적용되는 문서번호, 보안 등급, 서명 설정에 대해 안내합니다.
이 기능을 활용하면 문서를 체계적으로 관리하고, 보안성을 강화하며, 결재자의 공식 서명을 표기할 수 있습니다.

결재 문서번호 설정

전자결재가 최종 완료되면 자동으로 부여되는 고유한 문서번호입니다.
기업 내부 규정에 맞춰 채번 규칙을 설정할 수 있으며, 설정된 문서번호는 변경할 수 없습니다.

문서번호 규칙 설정 방법

1. 🧭통합설정⚙️ > 앱 관리 > 전자결재 > [결재 문서 번호]

2. 문서 번호 형식 설정

• 기본 채번 규칙: [회사명-등록년도-일련번호5자리]  
  예) 다우오피스-2024-00001
• 회사명 / 부서명 / 양식 제목 / 등록 년도, 월, 일 / 시, 분, 초
• 일련번호 자리 수 (3자리, 5자리, 7자리)
• 구분자 설정 (-, ~ 등)

결재 문서 번호 초기화

전자결재에서 테스트 목적으로 생성된 문서를 삭제하면 문서번호가 처음부터 다시 채번될 수 있습니다.
하지만, 일정 조건이 충족되어야 문서번호가 초기화됩니다.

문서번호 초기화 조건

• 문서 삭제 후 문서번호 규칙 변경 이력이 1회 이상 있어야 함
• 문서 삭제 후 24시간이 경과해야 함

기능 동작

• 문서가 삭제되면, 서버 캐시가 갱신된 후 문서번호 초기화
• 클라우드 시스템 내부적으로 24시간 이내에 캐시가 비워지므로 해당 시간이 경과한 후 문서번호 다시 채번 (정확한 시, 분, 초 단위의 기준 시간은 확인이 어려움)

예)

수신문서 문서번호가 원본문서와 동일한 이유

• 수신문서에는 원본문서의 문서번호가 동일하게 표기
• 관리자가 설정을 변경하면 수신문서에 별도 문서번호를 부여할 수 있음
  • 🧭[전자결재 > 양식 편집기] → [문서번호 컴포넌트] → [문서번호 속성]에서 '원본/수신 문서번호' 선택 가능

기존 채번 규칙으로 복구 시, 문서번호 이어서 채번 가능 여부

• 기존 문서번호 규칙과 동일한 설정을 사용하면, 이전 문서번호 이후부터 자동으로 채번
  단, 일련번호를 제외한 조건(부서명, 등록년도 등)이 동일해야 함

예) 

보안 등급

결재 문서에 대한 접근 권한을 단계별로 설정하는 기능입니다. 

• 사용자는 본인의 보안 등급보다 높은 문서에는 접근할 수 없음
• 결재자 및 관리자는 보안 등급과 관계없이 모든 결재 문서에 접근 가능

보안 등급 설정 방법

1. 🧭통합설정⚙️ > 앱 관리 > 전자결재 > [보안 등급]
2. 보안 등급 개수 선택 : 최대 10단계 설정 가능
3. 보안 등급의 이름 입력
   • 20자 내외, 공백이나 특수문자 입력 불가 
     예) 1단계일반, 10단계기밀

결재 양식에 보안 등급 적용

• [전자결재 > 결재 양식] 또는 [전자결재 > 공문 발송 관리 > 시행문 양식 관리]에서 적용 가능
  • 사용자별 보안 등급 설정 가능
• [계정 > 계정 관리]에서 개별 계정의 보안 등급을 확인 및 변경 가능

문서 보안 설정별 접근 권한 차이

모든 양식은 기본적으로 비공개 문서로 설정됩니다. 

서명 일괄 등록

전자결재 완료 시 결재자의 서명이 자동 입력되는 기능입니다. 

• 기본 설정 : 사용자의 이름과 직위 표시
• 서명 : 도장 이미지 또는 서명 이미지로 변경 가능

서명 일괄 등록 방법

1. 🧭통합설정⚙️ > 앱 관리 > 전자결재 > [서명 일괄 등록]

2. 서명 파일 준비

• .zip 압축 파일 내에 개별 사용자의 서명 이미지 포함
• 파일 확장자: .jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp
• 파일 이름: 사용자의 아이디 또는 사번으로 설정