용량 요청 관리 / 알림

🧭통합설정⚙️ > 데이터 관리 > 용량 관리 > [용량 요청 관리]는 용량이 부족한 사용자가 관리자를 직접 찾을 필요 없이, 간편하게 용량 추가 요청을 할 수 있도록 지원하는 기능입니다.
요청이 발생하면 관리자는 알림을 받고, 관리자 페이지에서 사용자의 요청을 승인(증설)하거나 거절(반려)할 수 있습니다.

용량 요청 기능 

• [용량 요청 기능]에서 메일/자료실, 드라이브 별 [용량 추가 요청] 버튼 노출 여부 선택 가능
• [용량 요청 기능] 활성화 시, 해당 App에 [용량 추가 요청] 버튼 노출됨
• 임직원이 용량을 요청하면 데이터 관리 관리자에게 알림 메일 발송
• 관리자는 요청자의 현재 사용량을 확인한 후 추가/거절을 결정 가능

사용자 용량 요청 방법

1. 용량 부족 시 요청 가능

   • 메일 : 메일 App > 메일함 알림 배너 또는 사용 용량에서 [용량 추가 요청] 선택
   • 자료실 : 자료실 App > 개인 자료실 용량에서 [용량 추가 요청] 선택 
   • 드라이브 : 드라이브 App > 서비스 총 사용량에서 [용량 추가 요청] 선택
2. 용량 추가 요청 레이어
   • 해당 레이어에서 추가 요청사항 입력 후 요청하기 선택 시 용량 추가 결과는 메일로 확인 가능
   • 동일한 요청을 다시 보내려면 재요청은 요청 후 24시간 이후에 가능
   • 메일, 자료실, 드라이브 용량 추가 요청 레이어는 동일함

관리자 용량 요청 처리 방법

1. 용량 요청이 접수되면, 메일로 알림 받음

   • 요청이 접수되면 관리자는 알림 메일을 통해 요청 사항 확인
     예)
     
   • 메일의 [바로가기] 버튼 또는 🧭통합설정⚙️ > 데이터 관리 > 용량 관리 > 용량 요청 관리 > [용량 요청 내역] 에서 직접 요청 사항 확인
   • [용량 요청 내역]은 메일/자료실 탭과 드라이브 탭에서 각 확인 가능
     

2. 요청자의 계정 사용량 및 현황 확인

   • [용량 요청 내역] 요청자의 현재 사용량/전체 용량을 확인한 후 용량 추가 여부 결정

3. 용량 추가 또는 거절 처리

   • 관리자는 [용량 추가] 또는 [거절] 선택
   • 추가/거절 후 요청자에게 자동으로 상태 알림 메일 발송
   • 멤버 통합 관리에서 개별 용량을 추가한 경우, 해당 요청 내역은 '예정' 상태로 유지
     

4. 관리자 권한 설정을 통한 효율적 관리

   • 여러 관리자가 중복으로 관리할 경우 혼란이 발생할 수 있으므로, 필요 시 특정 관리자 1명만 [용량 요청 관리] 권한을 유지하도록 설정 가능
   • 설정 방법 : 🧭통합설정⚙️> 보안관리 > 관리자 권한 > [관리자 권한 설정]에서 조정

용량 알림 설정 🔔

🧭통합설정⚙️ > 데이터 관리 > 용량 관리 > [용량 알림 설정]은  구매한 전체 용량의 사용량이 일정 수준에 도달했을 때 데이터 관리 관리자에게 알림을 발송하는 기능입니다. 이를 통해 용량 부족 문제를 사전에 인지하고, 필요 시 용량 추가 구매 등의 조치를 취할 수 있습니다.

1. 알림 기준

• 관리자는 용량 사용 알림 기준을 70% ~ 100% 사이 설정
• 설정한 기준에 10% 단위로 도달할 때마다 관리자에게 안내 알림이 발송됨
  예) 70%로 설정해두면, 70%/80%/90%/100% 도달 시점마다 알림 발송
• 파일 삭제 등으로 용량을 줄였다가 다시 도달하는 시점에 알림 재발송

2. 알림 수신 방법

알림 방식은 ① 통합 알림 + 메일받기 ② 통합 알림만 받기 ③ 메일만 받기로 설정 가능

3. 용량 100% 초과 시 알림

• 사이트 내 용량 초과 안내 플로팅 레이어가 자동으로 표시
• 100% 초과 상태가 유지되는 동안 플로팅 레이어는 지속적으로 노출
• 용량 초과 후 7일까지 용량 제한없이 이용 가능하나 8일째부터 첨부파일 등록 불가