메일 그룹

🧭통합설정⚙️ > App관리 > 임직원 포털 > 메일 > [메일 그룹]은 사용자별 메일 용량과 부가 옵션을 관리하는 기능으로 그룹 단위로 메일 정책을 설정하여 조직의 메일 시스템을 체계적으로 운영할 수 있도록 지원합니다.

• 모든 사용자는 하나의 메일 그룹에 속하며, 그룹별로 다른 메일 정책을 적용 가능
• 메일 그룹을 활용하면 조직 내 메일 운영을 효율적으로 관리하고 보안성을 강화할 수 있음
• 기본적으로 모든 사용자는 ‘기본(default) 메일 그룹’에 속하며, 필요 시 별도의 메일 그룹을 생성하여 관리 가능

메일 그룹 활용

메일 그룹은 특정한 메일 사용 규칙을 가진 사용자 그룹입니다.

조직 내 사용자들의 메일 사용 정책을 그룹 단위로 설정하고 관리하는 기능으로 이를 통해 사용자별 메일 용량, 메일 보관 기간, 송·수신 제한, 자동 전달 등의 정책을 적용할 수 있습니다.

조직 내 역할과 업무 특성에 맞춰 유연하게 관리할 수 있으며, 일반 직원과 임원진이 동일한 메일 정책을 적용받을 필요는 없습니다.

• 일반 직원 : 기본적인 메일 용량 및 송신 제한 적용
• 임원진 :  보다 넉넉한 용량과 추가적인 송신 권한 부여
• 외부 협력사 :  송신 제한을 두어 내부 보안 강화

메일 그룹 생성 및 적용 방법

1️⃣ 메일 그룹 생성

• 메일 사용 규칙을 정의한 후, 업무 특성에 맞는 메일 그룹을 추가
• 메일 목록에서 ‘메일 그룹 추가’를 선택하고 필요한 정책을 설정

2️⃣  사용자에게 메일 그룹 적용

• 경영업무포털 > 인사 메뉴에서 신규 멤버 추가 시, 적절한 메일 그룹을 적용
• 필요 시 기존 사용자도 업무 특성에 맞게 메일 그룹을 변경 가능

메일 그룹을 적절히 활용하면, 조직 내 역할과 업무에 맞는 최적의 메일 환경을 제공할 수 있습니다.
관리자는 업무 특성에 따라 메일 그룹을 미리 설정하고, 사용자를 추가할 때 적절한 메일 그룹을 적용하여 효율적으로 관리하세요! 🚀

메일 그룹 등록 

1. 기본 설정 항목

• 메일 그룹명 :  그룹 이름 입력 (2자 이상 64자 이하) 
• 메일 그룹 설명 :  해당 그룹의 용도 및 설명 입력
• 메일함 기본 용량 :  해당 그룹이 사용할 메일 용량 설정 
• 자료실 기본 용량 :  해당 그룹이 사용할 자료실 저장 용량 설정 

메일 기본 용량과 자료실 용량의 합은 시스템 전체 할당 용량을 초과할 수 없습니다.

2. 용량 초과 관리 설정

• 용량 초과 경고 발송 : 사용자의 메일 사용량이 설정된 기준을 초과할 경우, 경고 메일 발송 여부 설정
• 용량 초과 경고 비율 : 경고 메일을 보낼 기준 비율 지정
• 용량 초과 시 조치 :  용량 초과 상태에서 메일이 수신될 경우의 대응 방식 설정 
  • 반송
  • 임시저장
• 용량 초과 허용 비율:  설정된 용량을 초과해도 추가 사용이 가능한 여유 용량 비율 지정

3. 송수신 정책 설정

• 자동 전달 설정 : 그룹 내 사용자가 특정 이메일로 메일을 자동 전달할 수 있는 기능
  • 최대 자동 전달 개수 지정 가능
• 보내는 메일 주소 추가 : 메일 작성 시 보낸 사람 이름과 이메일 주소 설정 기능 사용 여부
• 송신 제한  : 관리자에 의해 허용된 이메일 주소 및 도메인 입력 가능
  • 특정 이메일 주소 또는 도메인으로만 메일 발송 가능하도록 제한
• 일일 송신 개수 제한
  • 최대 1,000,000건 설정 가능
  • 하루에 발송 가능한 메일 개수 지정
  • 웹메일 발송에만 적용되며, 메일 클라이언트 프로그램(Outlook, Thunderbird 등)에는 적용되지 않음

4. 메일 보관 기간 설정

• 기본 메일함 유효기간 
  • 받은메일함, 보낸메일함, 임시저장함 등 기본 메일함의 보관 기간 설정
  • 설정된 유효기간이 지난 메일은 자동 삭제
• 휴지통 유효기간 : 삭제된 메일이 휴지통에서 보관되는 기간 지정으로 설정된 유효기간이 지나면 자동 삭제
• 스팸메일함 유효기간 : 스팸메일함 내 메일의 자동 삭제 기간 설정
• 개인메일함 최대 유효기간 : 

5. 추가 기능 설정 

• 부재중 응답 설정 : 사용자가 부재중일 때 자동 응답 메일을 발송할 수 있도록 설정 가능
• 외부 메일 설정 : 웹메일에서 외부 이메일 계정 연동 기능 사용 여부 설정 가능
• 메일함 공유 설정 
  • 사용자가 생성한 개인 메일함을 다른 사용자와 공유할 수 있도록 허용 여부 설정
  • 공유 기능을 비활성화하면, 메일함 공유 옵션이 숨겨짐
• 대용량 첨부 기능 설정 : 대용량 파일을 메일에 직접 첨부하지 않고, 다운로드 링크 형태로 제공할지 여부 설정

멤버 메일 개별 설정

🧭통합설정⚙️ > 앱 관리 > 임직원 포털 > 메일 > [멤버 메일 개별 설정]은 기본적으로 적용되는 메일 그룹 설정에서 특정 멤버에 대해 개별적인 메일 정책을 적용할 수 있는 기능입니다.  이를 통해 조직 내 사용자별 업무 환경에 맞춘 메일 사용 정책을 세부적으로 조정할 수 있습니다.

• 모든 멤버는 기본적으로 메일 그룹에 속하지만, 필요 시 개별 설정이 가능
• 메일 그룹 설정을 그대로 따르거나, 특정 항목을 개별적으로 변경하여 적용 가능
• 특정 사용자에게만 별도의 메일 규칙을 부여하여 유연한 운영 가능

✅ 멤버 메일 개별 설정이란?

기본적으로 모든 멤버는 메일 그룹에 속하며, 해당 그룹에서 정의한 메일 정책을 적용받습니다. 그러나 특정 사용자의 업무 환경이나 보안 요구 사항에 따라 개별 설정이 필요할 경우, 해당 멤버에 대한 별도 메일 설정이 가능합니다.

예) 

• 특정 직원에게만 별도의 자동 메일 전달 기능 활성화
• 특정 사용자에게 숨김 전달 모드 적용
• 가상 메일 아이디나 가상 도메인 지정

설정 방법 ⚙️

1. 좌측 조직도에서 설정이 필요한 멤버를 선택
2. 해당 멤버의 메일 그룹 설정값이 자동으로 표시
3. 메일 그룹 변경 또는 개별 설정이 필요한 항목을 조정하여 저장

기본적으로 메일그룹과 동일한 기능이 많습니다만, 멤버 메일 개별 설정에만 있는 기능을 안내하도록 하겠습니다. 

1. 메일 그룹 정보 확인 및 변경

• 해당 사용자가 속한 현재 메일 그룹 확인
• 필요 시 다른 메일 그룹으로 변경 가능

2. 자동 전달 모드 설정 

 

• 사용 : 수신된 메일을 특정 메일 주소로 자동 전달
  • 서버에 원본 저장 : 메일을 원본 그대로 유지한 채 외부 계정으로 전달
  • 서버에서 원본 삭제 : 원본을 삭제하고 외부 계정으로만 보관
• 사용 안함 : 자동 전달 기능 비활성화

3. 보내는 메일 주소 추가 

• 사용 : 메일쓰기 화면에서 보내는 메일 주소 설정 가능
• 사용 안함 : 발신자 정보 설정 불가능
• 그룹 설정에 따름 (기본값) : 속해 있는 메일 그룹의 설정을 그대로 적용

4. 가상 메일 아이디 추가

• 기본 계정 외에 별도의 이메일 아이디 추가 가능. 단, 중복 불가

5. 숨김 전달 모드 설정 

• 활성화 시, 수신한 메일을 특정 사용자에게 자동 전달
• 보안 또는 특정 관리 목적을 위해 사용 가능

6. 사용자별 별도의 가상 도메인 설정

• 시스템에서 등록된 가상 도메인 중 선택하여 특정 사용자에게 적용
• 📑가상도메인 추가 방법

7. 대표 이메일 주소 설정 : 여러 개의 이메일 주소를 사용할 경우 대표 주소 지정 가능

• 가상 도메인을 사용하는 경우, 대표적으로 사용할 이메일 주소를 선택 가능

보내는 메일 주소 vs 가상 메일 아이디

이메일 시스템을 유연하게 운영하기 위해 제공되는 기능이지만, 개념이 다르기 때문에 혼동하기 쉬운 요소들입니다.

각 기능의 차이를 명확히 이해하고, 필요한 상황에 맞게 활용해야 합니다.

👀가상 메일 아이디 등록 과정을 직접 체험해보세요.

TIP 전체화면을 클릭하여 실행하면 더욱 정확하게 체험해 볼 수 있습니다.