문서관리

🧭 통합설정 > App관리 > 임직원 포털  > [문서관리]는 문서함의 이름, 권한, 보존 연한, 문서번호 사용 여부 등 다양한 설정을 통해 체계적으로 사내 문서 관리 기능이 가능합니다. 

• 운영자 및 열람자 권한 설정을 통해 문서 접근 및 관리 권한을 세부적으로 조정
• 문서 등록 시 승인 절차를 설정하여 문서 등록 프로세스 강화 가능

문서함 관리🗄️

사내 문서는 체계적으로 관리되어야 합니다. [문서관리]에서는 문서함을 추가하여 원하는 카테고리로 문서를 정리할 수 있습니다.

[이미지 교체]

1. 문서함 추가 : 문서함을 추가하여 원하는 카테고리로 문서를 정리할 수 있음
2. 운영자 지정 : 특정 사용자가 문서를 등록, 수정, 이동, 삭제할 수 있도록 운영자 지정
   • 운영자는 개별 선택 또는 부서를 지정하여 추가 가능
   • 운영자가 승인 기능을 활성화하면, 문서 등록 시 승인을 거쳐야 최종 등록
3. 보존연한
   • 보존 연한을 설정해도 문서는 자동 삭제되지 않음
   • 문서 등록자가 직접 보존 연한을 변경할 수 있음
4. 문서번호
   • 문서번호 사용 여부를 선택할 수 있으며, 사용 설정 시 문서 등록 시 수동 입력 가능
   • 문서번호를 통해 문서를 쉽게 찾을수 있도록 검색 기능 제공
5. 등록승인기능
   • 승인 기능 사용시 문서 등록 후 운영자의 승인 필요
   • 운영자는 별도의 승인 없이 문서 바로 등록
6. 열람자/예외자 설정

   • 열람 권한을 전체 사용자, 부서, 직위, 직급, 직책, 사용자별로 세부적으로 설정 가능

7. 사용여부

   • 문서함을 더 이상 사용하지 않을 경우, 숨김 처리하거나 사용 여부를 비활성화

문서함 삭제

• 문서함 삭제 시, 하위 문서함이 있다면 하위 문서함 먼저 삭제 필요
• 문서함을 삭제하면 포함된 문서도 모두 삭제되므로, 반드시 백업 후 진행