다우오피스 메일 앱에서는 사용자가 설정한 기준에 따라 메일을 자동으로 분류하고, 전달하는 기능을 제공합니다.
이 자동분류, 자동전달 기능을 200% 활용하여 스마트하게 업무 효율성을 높일 수 있는 방법을 살펴보세요!
자동분류/전달 기능을 효율적으로 사용하려면?
1️⃣ 분류 기준을 정하세요!
직종, 직무, 업무 방식을 고려해 나에게 가장 잘 맞고 효율적인 메일 분류 기준과 목표를 정해보세요.
| 다우오피스가 제안하는 분류 기준 | |||
|---|---|---|---|
| 기준 | 내용 | 방법 | 추천업무 |
| 프로젝트, 업무 단위별 |
각 프로젝트별로 폴더를 생성하여 관련된 메일을 모두 모아 관리하여 특정 프로젝트와 관련된 모든 정보에 쉽게 접근할 수 있습니다. |
1. 프로젝트별 메일함 생성 2. 프로젝트명, 관련 발신자 기준으로 자동분류 적용 |
프로젝트 업무, 개발, 제조업 |
| 우선순위별 | 일의 중요도에 따라 폴더를 설정하거나 태그를 부여하여, 긴급한 메일과 급하지 않은 메일을 구분합니다. 예를 들어, "긴급", "중요", "일반" 등으로 분류할 수 있습니다. |
1. 우선순위별 메일함 생성 2. 제목, 발신자 기준 자동분류 적용 3. 중요메일 체크기능 활용 |
사무업무, 고객지원, 경영업무 |
| 처리상태별 | 메일의 처리 상태에 따라 폴더를 만들어 관리합니다. 예를 들어, "처리 중", "대기 중", "완료"와 같은 폴더를 사용하여 현재 상황을 한눈에 볼 수 있습니다. |
1. 처리상태별 메일함 생성 2. 자동분류, 태그 적용 |
CS, 고객지원, 서비스업 |
| 발신자별 | 주요 고객, 협력사, 팀원 등 발신자별로 폴더를 만들어 관리합니다. 이렇게 하면 특정 발신자와의 커뮤니케이션을 쉽게 추적할 수 있습니다. |
1. 발신자 분류별 메일함 생성 2. 발신자 기준 자동분류 적용 |
영업, 일반 업무 |
| 주제별 | 메일을 주제별로 나누어 폴더를 구성합니다. 예를 들어, "회의", "제안서", "보고서" 등으로 분류하면 특정 주제에 대한 메일을 쉽게 찾을 수 있습니다. |
1. 업무 주제별 메일함 생성 2. 제목 기준으로 자동분류 적용 |
일반 업무, 기획, 경영업무 |
2️⃣어떤 분류 방법을 적용할지 선택하세요!
다우오피스 메일 앱에서는 다양한 메일 분류 기능을 제공합니다. 가장 적합하다고 생각하는 분류 방법을 선택해보세요.
|
다우오피스가 제공하는 메일 분류 기능 | ||
|---|---|---|
| 기능 | 내용 | 적용방법 |
| 자동분류 | 발신자, 수신자, 메일 제목에 따라 메일함 이동, 태그 적용이 가능합니다. | 메일 환경설정 > 자동분류 |
| 자동전달 | 발신자 메일주소, 도메인 주소에 따라 자동전달 메일 주소로 메일을 전달(포워딩)합니다. | 메일 환경설정 > 자동전달 |
| 태그 | 태그를 추가하고 메일별로 적용합니다. 하나의 메일에 여러개의 태그를 적용할 수 있습니다. |
메일 메뉴 > +태그 추가 메일 환경설정 > 메일함 > 태그 |
| 중요메일 표시 | 개별 메일에 "중요메일" 표시를 남깁니다. 빠른검색함과 상세검색에서 중요메일만 분류해서 조회 가능합니다. |
메일 리스트 메일 상세보기 제목 옆 |
| 빠른검색 | 다우오피스 메일에서 기본제공되는 분류함으로 중요메일, 안읽은메일, 오늘/어제온메일 등 조건에 따라 빠른 조회가 가능합니다. | 메일 기본메뉴 > 빠른검색 |
3️⃣선택한 분류 방법을 설정하세요!
분류 기준을 정했고 어떤 형태로 분류할지 기능을 선택했다면, 이제 원하는 분류 방식대로 설정을 적용해보세요.
자동분류 설정하기
자동분류는 메일 제목 또는 받는사람/보내는사람 메일 주소로 필터링 규칙을 설정하여
수신된 메일을 규칙에 따라 지정한 메일함으로 자동으로 분류하거나 자동으로 태그를 적용할 수 있습니다.
- 분류할 메일함 만들기
- 🧭임직원 포털 > 메일 App > 왼쪽 사이드바 목록 하단 [+메일함 추가] 클릭
- 메일함 이름 작성 (2자 이상, 32자 이하)
- 상위 메일함 선택 (설정하지 않을 경우 기본값은 받은메일함)
- [확인] 클릭
- 자동분류 사용 설정 후 조건 지정하기
- 🧭임직원 포털 > 메일App > ⚙️메일 환경설정 > 자동분류 탭
- 자동분류 규칙 '적용함' 선택
- 자동분류 규칙 [+추가] 버튼 클릭
- 자동 분류할 메일 주소나 도메인, 제목 키워드 입력
- 규칙에 적용된 메일이 보관될 메일함, 혹은 적용할 태그를 지정
- [확인] 클릭 > 새롭게 생성된 규칙 확인 후 [저장]
메일 자동분류 조건
메일함 이동과 태그를 동시에 적용할 수 있나요?
자동 분류 조건별로 1개의 분류 처리 방식만 적용 가능합니다.
자동분류시 and 조건 이외에 or 조건으로도 분류할 수 있나요?
발신자, 수신자, 제목에 대해 포함시 and 조건만 적용할 수 있습니다.
자동분류된 메일함의 메일을 특정 사용자에게 자동전달하고 싶어요.
특정 메일함에 수신된 메일을 자동전달하는 기능은 제공하지 않습니다. 메일함 공유 기능을 이용하시면 특정 메일함을 부서, 사용자에게 공유할 수 있습니다. 공유받은 메일은 답장하거나 전달할 수 있습니다.
자동전달 설정하기
🧭임직원 포털 > 메일 App > ⚙️메일 환경설정 > 자동전달 탭
자동전달은 수신된 메일을 자동으로 다른 메일 주소로 전달할 수 있도록 설정할 수 있습니다.
자동전달 기능은 관리자가 사용할 수 있도록 설정한 경우에만 사용이 가능합니다.
관리자에게 문의하거나 📑통합설정⚙️ > 메일 그룹 등록 가이드 내 '송수신 정책 설정' 부분을 참고하세요.
메일 전달 후 처리
메일을 자동으로 전달한 후 메일 원본을 서버에 저장할지, 삭제할 지 여부를 선택할 수 있습니다.
자동전달 메일 주소
[+추가] 버튼을 클릭하여 메일을 자동전달할 주소를 등록할 수 있습니다.
예외 자동전달 규칙
자동전달을 하지 않을 예외 규칙을 설정할 수 있습니다.
- 예외 자동전달 규칙을 등록할 경우, [+추가] 버튼 클릭
- 예외를 적용할 메일의 보낸 사람 메일 주소 또는 도메인 입력
- 예외적으로 전달할 메일 주소 입력 후 [추가] 버튼 클릭 > [확인]
- 등록된 예외 자동전달 규칙 확인 후 [저장]
예외 자동전달 규칙
보낸사람의 메일 주소, 보낸사람의 메일 도메인(@domain.com)별로 조건이 일치하면 특정 사용자에게 메일을 자동전달 할 수 있습니다.
발신자 기준으로 메일을 전달할 필요가 있는 경우 효율적으로 이용할 수 있습니다.
예) 매월 고정적으로 발행되는 세금계산서, 고지서 등
태그 설정하기
메일에 태그를 추가하여 기능이나 특성별로 카테고리를 쉽게 분류할 수 있습니다.
태그를 추가하면 왼쪽 사이드바에 태그 목록이 나타나며, 메일 제목 옆에 태그가 표시됩니다.
태그는 기능이나 특성, 성격별로 만들고 서로 다른 색깔을 지정하여 구분할 수 있으며, 최대 100개까지 추가할 수 있습니다.
태그 설정과 관련한 자세한 안내는 📑태그 관리 가이드를 참고하세요.
- 태그 추가하기
- 🧭임직원 포털 > 메일 App > 왼쪽 사이드바 내 [+태그 추가] 클릭
- 태그 이름 설정 (2자 이상, 32자 이하) 후 태그 색상 지정
- [확인] 클릭
- 메일에 태그 지정하기
- 메일 목록에서 태그를 지정하려는 메일 체크
또는, 태그를 지정하려는 메일 제목을 클릭하여 메일 본문으로 이동 - 상단 툴바의 [태그]를 클릭
- 태그 목록 중 지정할 태그 선택
- 메일 목록에서 태그를 지정하려는 메일 체크