[교대근무제] 스케줄 관리

👑 프리미엄 기능

교대근무 스케줄 관리란?

🧭 경영업무포털 > 근태 > 스케줄관리 > [스케줄표]는 스케줄 운영자가 가장 많은 시간을 보내는 핵심 작업 공간입니다. 인원 편성부터 근무 패턴 등록, 달력 배정 및 게시까지 모든 운영 프로세스가 이곳에서 이루어집니다.

✨스케줄표 운영 흐름

스케줄표에서는 실무자가 스케줄을 확정하여 임직원에게 공개하기까지 아래 프로세스를 거칩니다. 

1. 근무조 편성 : 함께 움직이는 인원 묶음(Team) 만들기
2. 스케줄 정의 : 반복될 근무 시간 패턴 등록하기
3. 스케줄링 : 등록된 패턴을 개인별/날짜별 달력에 배정하기
4. 최종 게시 : 확정된 일정을 임직원에게 공식적으로 공개하기

스케줄표 화면 주요 구성

1️⃣ 스케줄표 메인 화면

임직원 별 실제 근무 일정을 입력하고 한눈에 모니터링하는 화면입니다.

• 주간/월간 필터 : 운영 방식에 따라 주 단위 또는 월 단위로 뷰 전환 가능
• 멤버 리스트 : 그룹 내 임직원명, 사번, 해당 기간의 '총 근로시간' 확인 가능
• 일정 그리드(달력) : 날짜별 스케줄 배정 현황. 클릭 시 스케줄 선택 팝업 노출
• 상단 툴바 : 임시저장, 스케줄 게시, 엑셀 업로드 등 핵심 액션 버튼 배치

2️⃣ 스케줄 관리 화면 

스케줄 표 우측 상단의 [스케줄 관리] 버튼을 클릭하여 진입하며, 두 개의 탭으로 구성됩니다.

• [근무조] 탭: 근무조별 소정근로시간, 주휴일 지정 및 멤버 배치 관리
  
   

• [스케줄] 탭: 'Day', 'Evening', 'Night' 등 실제 출퇴근 시각과 휴게시간 정의
  
   

   

스케줄표 단계별 운영 방법

[1단계] 근무조 편성하기

인원별로 소정근로시간과 주휴일이 동일한 단위로 묶어 관리 효율을 높입니다.

1) 근무조 생성 및 수정 진입

• 경로 : 🧭 경영업무포털 > 근태 > 스케줄관리 > [스케줄표] > 스케줄 관리 > [근무조] 탭
• [기본 근무조] 확인 : 교대근무 그룹 생성 시 자동 생성되는 기본 단위이자, 특정 조에 배치되지 않은 멤버가 귀속되는 공간 (삭제 불가)
• 생성 : [+ 근무조 추가] 버튼 또는 빈 카드 클릭을 통한 생성 화면 진입
• 수정 : 기존 근무조 카드 클릭을 통한 상세 수정 화면 진입

✔️ 참고 : 교대근무 근무그룹이 여러 건인 경우, 스케줄표 메인 화면에서 근무조를 생성할 그룹을 먼저 선택해 주세요! 

2) 기본 정보 및 근로 정책 설정

• 근무조 명 (필수) : 조직 내에서 식별이 용이한 명칭 입력 (1~30자, 중복 불가)
• 근무조 코드 : 인사 데이터 연동 및 시스템 관리를 위한 고유 코드 (영어, 숫자, -, _, . 입력 가능, 1~30자, 중복 불가)
• 근무조 설명 : 해당 조의 운영 목적이나 상세 특징 기술 (최대 255자)
• 소정 근로시간 설정 : 1일 기준 근로시간(최대 8시간) 설정
  • 연차 정상발생 단축근로 : 소정 근로시간을 8시간 미만으로 설정할 경우 나타나는 옵션. 육아기/출산 단축근로 또는 주 35시간 근무 등을 시행하여 실제 근로시간은 짧지만, 근속연수에 따른 연차 발생은 기존 8시간 기준과 동일하게(정상 개수 부여) 관리해야 할 때 체크
    

• 주휴일 : 법정 유급휴일 지정 (해당 조 멤버에게 적용될 기본 휴일 설정)

• 초과 근로시간 인정여부 : 스케줄 시간만 인정할지, 전자결재 승인 시에만 인정할지 등을 선택

3) 적용 멤버 추가 및 이동

• 멤버 추가 
  • 다른 조에 속하지 않은 인원을 검색하여 추가
  • 기존 조와 소정근로시간이 다를 경우 안내 팝업 노출에 따른 확인 후 진행 필요
• 멤버 이동
  • 대상자 체크 후 [멤버 이동] 버튼 클릭
  • 상단 툴바에서 이동할 조를 선택해 일괄 적용하거나 개별 드롭다운으로 변경 가능
• 데이터 반영 정책 : 근무조 수정 화면 내에서 진행된 멤버 추가/이동/삭제는 하단의 [저장] 버튼을 누르지 않아도 즉시 시스템에 반영됨

4) 저장

• 모든 설정 후 하단의 [저장] 버튼을 눌러 설정 값 확정

   

[2단계] 스케줄 등록하기

근무 시작 및 종료시간, 그리고 휴게시간이 정의된 최소 단위의 근무일정을 등록합니다.

1) 스케줄 추가 및 수정 진입

• 경로 : 🧭 경영업무포털 > 근태 > 스케줄관리 > [스케줄표] > 스케줄 관리 > [스케줄] 탭
• 생성 : [+ 스케줄 추가] 버튼 또는 빈 카드 클릭을 통한 생성 화면 진입
• 수정 : 기존 스케줄 카드 클릭 시 상세 수정 화면 진입 (단, 게시 여부에 따라 수정 범위 제한)

2) 기본 정보 설정

• 스케줄 지정색 : 스케줄표에서 스케줄(교대)을 빠르게 식별하기 위한 색상 선택
• 스케줄 명 (필수) : '오픈', '미들', '데이' 등 직관적인 명칭 입력 (1~30자, 중복 불가)
• 스케줄 코드 : 엑셀 업로드로 스케줄표 입력 시 필요한 고유코드 입력 (1~30자, 중복 불가)
• 스케줄 설명 : 임직원이 내 근태 현황에서 확인 가능한 상세 설명 (최대 255자)

3) 근무 및 휴게 정책 설정

• 출퇴근 시각 : 실제 업무 시작 및 종료 시각 설정
• 휴게시간 : 운영 방식에 따라 세 가지 옵션 중 선택 가능
  • 휴게시간 없음 : 별도의 휴게시간을 지정하지 않음
  • 지정 휴게시간 : 관리자가 휴게 명칭(예: 점심)과 시간대를 직접 등록하는 방식
    • [+ 추가] 버튼을 클릭하여 다수의 휴게 시간대 등록 가능 (시간대 겹침 불가)
    • 임직원이 휴게시간 직접 기록: 체크 시, 지정된 휴게 시간 외에 임직원이 실제 사용한 시간을 추가로 기록 가능
• 휴게시간 직접 기록 : 별도의 고정 시간 없이 임직원이 앱에서 휴게 시작/종료를 직접 체크하는 방식

4) 상세 설정 (산정 및 알림)

• 근로시간 산정 기준
  • 설정된 시각 전후 일정 범위를 정시 근무로 인정할지 여부 결정
  • 체크 시 '분 전' 및 '분 후' 드롭다운을 통해 인정 범위 설정 가능 (최대 180분 또는 제한없음 설정 가능)산정 기준 케이스별 예시 (출근시간 09:00, 30분 전/후 설정 시)

• 알림 설정 : 출근/퇴근/휴게종료 시각 전 모바일 앱 푸시 발송 설정 (항목별 최대 3개, 10~120분 전 설정 가능)

5) 저장 및 상태 관리

• 모든 설정 후 하단의 [저장] 버튼을 눌러 설정 값 확정
• 더보기(⋮) 메뉴 활용 
  • 삭제 : 게시된 일정이 없고 출퇴근 로그가 1건도 없는 경우에만 완전 삭제 가능
  • 사용 안 함 : 기록이 있어 삭제가 불가할 때 활용. 배정 목록에서 제외되며 리스트 최하단으로 정렬됨

[3단계] 달력에 스케줄링하기

스케줄링은 미리 정의한 근무 패턴을 각 임직원의 일자별 달력에 배정하여 최종 근무표를 완성하는 핵심 단계입니다.

1) 스케줄 배정 방식

① 기본 배정 방식

• 연속 배정: 셀 별 더블 클릭으로 스케줄 선택 창 호출 및 다른 셀 클릭 시 즉시 전환 배정
• 드래그 앤 드롭: 배정된 스케줄을 마우스로 클릭하여 다른 날짜나 멤버로 자유롭게 이동
• 중복 배정 (1일 N 스케줄): 한 명의 임직원에게 하루 2개 이상의 근무 패턴을 배정 가능
  • 활용 : 오전조(06-13)와 마감조(19-23)를 동시에 배정할 경우, 총 근로시간(10h)이 합산되어 관리
  • 타임라인 : 근무 시간이 이어지지 않는 경우, 임직원의 타임라인에는 각각 독립된 근무 블록으로 표시

✔️ 참고 : 교대근무 근무그룹이 여러 건인 경우, 스케줄표 메인 화면의 좌측 상단 필터에서 근무조를 생성할 그룹을 먼저 선택해 주세요!

② 단축키를 활용한 관리

• 전체 선택 (Ctrl + A): 현재 조회 중인 화면(주간/월간)의 모든 일정(스케줄, 휴무, 휴일 등)을 한 번에 선택
• 복사/붙여넣기 (Ctrl + C / Ctrl + V): 단일 또는 드래그한 범위를 복사하여 전파 (단, 이미 [게시]된 일정은 덮어씌워지지 않고 보호됨)

• 삭제 (Delete): 선택된 일정을 즉시 삭제 (단, [게시]된 일정은 삭제 시 취소선으로 표시)

• 되돌리기 (Ctrl + Z): 실수로 수정하거나 삭제한 내용을 직전 상태(작성 중 상태)로 복구 (저장/게시 전까지만 가능)

③ 근무조별 일괄 등록

• 방법: 상단 툴바의 [근무조별 일괄 등록] 체크박스를 활성화한 후 일정 배정
• 효과: 한 명의 일정 등록/삭제 시 해당 멤버와 같은 근무조 내 모든 인원의 동일 날짜에 일괄 반영

2) 더보기(⋮) 메뉴를 활용한 고급 기능

상단 툴바 우측의 더보기(⋮) 버튼을 통해 대량의 데이터를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

• 스케줄 삭제 (일괄 삭제): 현재 조회 중인 화면의 일정을 조건에 따라 일괄 삭제 가능
  • 게시된 스케줄 포함 전체: '작성 중/임시저장' 일정은 비우고, '게시'된 일정은 취소선 상태로 변경
  • 게시되지 않은 스케줄만: 미공개 상태인 '작성 중/임시저장' 일정만 선택 삭제

• 엑셀 업로드: 시스템 제공 양식(Template) 다운로드 후 대량의 스케줄 일괄 업로드. 사번, 날짜, 스케줄 코드의 정확한 입력 시 정상 반영

[4단계] 임시저장·스케줄 게시

작성 중인 스케줄을 시스템에 저장하는 것과 임직원에게 공개하는 것은 서로 다른 목적으로 운영됩니다. 운영자는 이 차이를 인지하여 보다 유연하게 업무를 진행할 수 있습니다.

1) 임시저장

작성 중인 스케줄을 운영자 본인의 화면에만 저장하는 단계입니다.

• 의미: 외부(임직원)에 노출되지 않는 운영자 전용 작업 공간에 데이터를 저장함
• 활용 시기:
  • 주간/월간 전체 인원 배정이 완료되지 않아 추가 작업이 필요한 경우
  • 일정 확정 전 상급자나 관련 부서의 최종 검토가 필요한 경우
  • 대량 수정 작업 중 데이터 유실을 방지하기 위해 수시로 기록함
• 동작 방법: 상단 툴바의 [임시저장] 버튼 클릭

2) 스케줄 게시

확정된 일정을 임직원에게 공식적으로 공유하고, 근태 결과(지각, 연장근로 등) 산정의 기준점으로 시스템에 확정하는 단계입니다.

• 의미: '공식적인 근무 약속'을 확정하여 임직원의 근태 화면에 데이터를 전송함
• 임직원 영향
  • 실시간 알림 : 임직원에게 앱 푸시 알림 발송 및 내 근태내역에 즉시 노출 
  • 근태 관리 시작 : 게시된 시점부터 시스템은 해당 일정을 기준으로 지각, 조퇴, 연장근로 등을 자동 판정함
  • 휴가 공식 차감 : 스케줄표에 배정된 휴가가 게시 시점에 시스템상의 연차 잔량에서 공식적으로 차감
• 동작 방법: 상단 툴바의 [스케줄 게시] 버튼 클릭

📌 운영을 위한 체크리스트

• ⭐Q. 임직원이 신청한 휴가가 스케줄표에도 자동으로 나타나나요?

   A. 네, 실시간으로 반영됩니다. 전자결재로 최종 승인된 휴가는 그리드에 즉시 노출되며, 해당 셀에는 [연차]나 [반차] 등의 마크가 표시되어 운영자가 실수로 근무를 중복 배정하지 않도록 시각적으로 차단해 줍니다.
   

• ⭐Q. 하루에 스케줄을 2개 배정하면 근태 계산은 어떻게 되나요? 

  A. 두 스케줄의 근로시간이 합산되어 총 근로시간으로 집계됩니다. 만약 스케줄 사이의 간격이 있다면 임직원은 아래와 같은 방식으로 각각의 근무 기록을 남길 수 있습니다.

  • 체크 프로세스 : 첫 번째 스케줄 [출근] → 첫 번째 스케줄 [퇴근] → [다음 스케줄 시작] 버튼을 통해 n번째 스케줄 기록 시작 → 최종 [퇴근]
     

• ⭐Q. 관리자가 등록한 휴가는 왜 전자결재 승인 내역에 없나요? 

  A. 운영 권한을 가진 관리자가 스케줄표를 통해 직접 배정한 휴가는 별도의 결재 승인 과정이 생략된 '확정 데이터'이기 때문에 상태값이 빈칸으로 노출됩니다.
   

• ⭐Q. 엑셀로 한꺼번에 올릴 때, 직원이 미리 신청해둔 '연차'가 사라지면 어떡하죠? 

  A. 엑셀 업로드 시 기존 스케줄이나 연차 정보를 덮어씌우지 않고, 동일한 날짜에 새로운 스케줄이 '작성 중' 상태로 추가되는 방식입니다. 휴가나 휴일대체 같은 시스템 항목은 최우선으로 보호되도록 설계되어 있어, 데이터 유실 걱정 없이 안심하고 업로드하셔도 됩니다.
   

• ⭐Q. 출근 직전에 급하게 스케줄을 변경했습니다. 근태 계산이 꼬이나요? 

  A. 스케줄 변경 시 기준점은 실시간으로 재계산됩니다. 하지만 이미 임직원이 출근 버튼을 누른 '이후'에 스케줄을 바꾸면, 변경된 기준에 따라 지각이나 조퇴 판정이 뒤늦게 발생하여 임직원의 불만이 생길 수 있습니다. 가급적 근무 시작 전까지 일정을 최종 확정하시길 권장합니다.
   

• ⭐Q. 야간 스케줄을 배정받아 밤에 일한 직원도 초과근로 신청서를 따로 써야 하나요?

  A. 아니요, 쓰지 않아도 됩니다. 게시된 교대 스케줄 범위 내의 야간 근무는 원래 해야 하는 '정규 소정근로'로 자동 산정됩니다. 다만, 배정된 스케줄 시간(예: 퇴근 시각 익일 06:00)을 넘어 추가로 연장 근무(예: 익일 07:00까지 근무)를 해야 하는 경우에만 초과근로 신청서를 상신하여 결재받으면 됩니다.