메일 환경설정

🧭 임직원 포털 > 메일 App > [⚙️ 메일 환경설정]에서는 개인의 업무 스타일에 맞게 메일 서비스의 세부 옵션을 설정할 수 있습니다.
기본 환경 설정부터 서명, 메일함 관리, 스팸 차단, 자동 분류, 부재중 응답 등 주요 기능의 설정 및 활용 방법을 안내합니다.

✅ 메일 환경설정 메뉴 요약

기본환경

메일 읽기 및 작성 화면의 보기 방식, 자동완성 우선순위, 수신확인 등 기본적인 메일 사용 환경을 설정합니다.

📌 메일 읽기 설정

메일 상세 화면의 보기 방식과 보안 요소를 설정합니다.

📌 메일 쓰기 설정

새 메일을 작성하거나 발송할 때 적용되는 기본 옵션을 설정합니다.

서명

발송 메일 본문 하단에 고정으로 삽입되는 서명의 사용 여부, 노출 위치 및 디자인을 관리합니다.

메일함

📌 기본메일함 관리

기본메일함(받은메일함, 보낸메일함 등)은 시스템 기본 제공 항목으로 이동/삭제가 불가능하며, [백업] 및 [비우기] 기능만 제공됩니다.

• 백업: 메일함 내 전체 메일을 압축 파일(.zip)로 다운로드하여 개인 PC에 저장
• 비우기: 해당 메일함의 전체 메일을 한 번에 삭제

📌 개인메일함 관리

사용자가 목적에 맞게 직접 생성한 폴더로, 추가/이동/삭제/공유/업로드 등의 자유로운 관리가 가능합니다.

• 개인메일함 추가: 메일함 오른쪽 [+메일함 추가] 버튼을 클릭하여 생성
• 보관기간 지정: 메일 자동 삭제 주기 설정 가능 (설정 기간 도달 시 자동 영구 삭제)
• 이동/삭제/공유/업로드: 타 메일함으로 이동하거나 사원/부서 간 메일함 공유 가능
  📑 메일함 관리 가이드
• 백업 및 백업 파일 열람 안내:
  1. 백업 파일 생성 및 다운로드:
     대상이 되는 메일함의 [백업] ➔ [백업파일 다운로드]를 클릭하여 압축 파일 저장
     
  2. 메일 목록(list.html)을 통한 웹 열람:
     다운로드된 zip 파일의 압축을 해제한 후, 폴더 내 list.html 파일을 실행하여 목록 확인 및 메일 조회
      
  3. 개별 메일(eml) 직접 열람:
     messages 폴더 내 원하는 .eml 파일을 더블클릭하여 메일 프로그램(Outlook, Thunderbird 등)으로 열람
     

📌 태그 관리

태그는 메일별로 카테고리 색상을 부여하여 메일함 목록에서 빠르게 분류할 수 있도록 돕는 기능입니다.
태그 생성 시 메일 제목 옆에 표시되며, 📑 메일 자동분류 및 자동전달 가이드를 참고하여 자동 분류 규칙과 함께 활용할 수 있습니다.

• 태그 추가: [+태그 추가]를 통해 새로운 태그명 및 색상을 지정
• 태그 수정/삭제: 목록의 태그 항목에 마우스를 올린 후 [수정] 또는 [삭제]를 실행

스팸

수신 거부/허용 메일 주소를 등록하고, 스팸 메일 처리 방식 및 차단 강도를 설정합니다.

자동분류

수신된 메일의 조건(발신자, 수신자, 제목 키워드 등)을 확인하여 지정한 메일함으로 자동 이동시키거나 태그를 부착하도록 규칙을 등록하는 기능입니다.

• 자동분류 규칙 사용 여부: 자동분류 기능 활성화 토글 선택
• 자동분류 규칙 추가 방법:
  1. [+추가] 버튼 클릭
  2. 필터링할 조건(메일 주소, 도메인, 제목 포함 키워드 등) 입력
  3. 조건 충족 시 이동할 메일함 또는 적용할 태그 선택
  4. [확인]을 눌러 규칙 생성 후 하단의 [저장] 클릭

자동전달

나에게 수신된 메일을 사내외 다른 이메일 주소로 자동 포워딩되도록 설정합니다.

• 자동메일전달: 자동전달 기능 활성화 여부 선택
• 메일 전달 후 처리: 메일 전달 후 원본 메일을 내 메일함에 남겨둘지(보관), 또는 즉시 삭제할지 선택
• 자동전달 주소 등록: 
  1. 자동전달 메일 주소 [+추가] 클릭
  2. 메일 수신 시 전달할 메일 주소 입력 후 [확인]
  3. 등록된 자동전달 메일 주소 확인 후 [저장]
• 예외 자동전달 규칙 등록: 특정 발신자/도메인에서 온 메일은 기본 전달 주소가 아닌 별도의 지정 주소로 전달되도록 예외 규칙 추가
  1. 예외 자동전달 규칙 [+추가] 클릭
  2. 예외를 적용할 메일의 보낸 사람 메일 주소 또는 도메인을 입력
  3. 예외적으로 전달할 메일 주소 입력 후 [추가] > [확인]
  4. 등록된 예외 자동전달 규칙 확인 후 [저장]

부재중응답

휴가, 출장 등 부재 기간을 설정하면 수신된 메일에 대해 준비된 안내 답장 메시지를 자동으로 발송합니다.

• 부재중 응답 설정: 기능 사용 여부 및 부재 기간 지정
• 부재중 응답 제목/메시지: 자동 회신될 메일의 제목 및 본문 안내 문구 작성
• 부재중 응답 대상:
  • 수신된 모든 메일에 응답: 나에게 메일을 보낸 전체 발신자에게 회신
  • 지정한 응답 대상자에게만 응답: [+추가]로 등록한 특정 인원/도메인에만 제한적으로 회신

외부메일

타사 메일 서비스(Gmail, Naver 등)의 계정을 연동하여 다우오피스에서 한 번에 메일을 수신 및 관리하는 기능입니다.
(※ POP3 서버를 지원하는 계정에 한해 최대 7개까지 등록 가능하며, 자세한 내용은 📑 외부 메일 연동 가이드를 참고하세요.)

📌 외부메일 연동 등록 순서

1. [+추가] 버튼을 클릭합니다.
2. 연동할 외부 메일의 필수 정보를 입력합니다.
   • POP3 서버: 외부 서비스의 POP3 서버 주소(Host) 또는 제공 도메인 선택
   • 연결포트: 외부 메일의 POP3 포트 번호 입력 (기본값 110 / 도메인 선택 시 자동 입력되며, 타사 지정 포트가 다를 경우 직접 입력)
   • 보안연결(SSL): SSL 보안 연결 사용 여부 선택 (SSL 적용 시 포트 995로 설정)
   • 아이디 / 비밀번호: 타사 메일 계정의 로그인 정보 (※ Gmail 등은 앱 비밀번호 사용 권장)
   • 원본삭제여부: 메일을 가져온 후 외부 서버의 원본 메일 삭제 여부 선택
   • 저장메일함: 수신한 외부 메일을 보관할 다우오피스 메일함 지정 (신규 메일함 생성 가능)
3. [확인]을 눌러 외부메일 목록 등록을 완료합니다.

최근보낸메일

최근 메일을 발송했던 외부 수신자 주소를 자동으로 기억하여 저장하는 기능입니다. (최대 100개까지 자동 보관)
이 목록에 저장된 주소는 새 메일 작성 시 '수신자 자동완성' 및 '최근 주소' 목록에 추천 주소로 노출됩니다.

• 전체삭제: 최근 보낸 메일 주소 이력 전체 일괄 삭제
• 삭제: 오타가 있거나 불필요한 특정 메일 주소만 개별 삭제