다우오피스 메일 App에서는 사용자가 지정한 조건에 따라 메일을 특정 메일함으로 자동 이동하거나, 다른 이메일 주소로 포워딩(전달)하는 편의 기능을 제공합니다. 자동분류 및 자동전달 규칙을 효과적으로 활용하여 메일함 정리 시간을 줄이고 업무 생산성을 대폭 높여 보세요!
메일 자동 관리 3단계 전략
① 분류 기준 수립: 직무 및 업무 스타일에 맞는 폴더/태그 기준 정의
② 분류 기능 선택: 자동분류, 자동전달, 태그, 중요메일 중 적합한 기능 선택
③ 규칙 적용: 메일 환경설정에서 조건 규칙을 등록하여 자동화 적용
업무별 분류 기준 정하기
업무 방식과 직무 특성에 맞춰 나에게 가장 잘 맞는 메일 분류 기준을 먼저 설정해 보세요.
| 분류 기준 | 상세 내용 및 효과 | 적용 방법 | 추천 업무 |
|---|---|---|---|
| 프로젝트 / 업무 단위별 | 프로젝트별 전용 폴더 생성으로 관련 메일을 통합 관리하며, 특정 프로젝트 히스토리에 신속하게 접근 가능 | 1. 프로젝트별 메일함 생성 2. 프로젝트명/발신자 기준 자동분류 규칙 설정 |
프로젝트 관리, 연구개발, 제조업 |
| 우선순위별 | 업무 중요도에 따른 폴더 구분 및 태그 부여로 긴급 처리 메일과 일반 수신 메일을 명확히 구별 | 1. 우선순위별(긴급/중요) 메일함 생성 2. 제목/발신자 기준 자동분류 적용 3. 중요 메일(별표) 체크 활용 |
사무행정, 고객지원, 경영지원 |
| 처리 상태별 | 메일의 진행 상태별 폴더(예: 처리 중, 대기, 완료)를 생성하여 현재 업무 처리 상황을 한눈에 파악 | 1. 상태별 메일함 생성 2. 수동 이동 또는 태그 부여 관리 |
CS, 고객센터, 서비스업 |
| 발신자별 | 주요 고객사, 협력사, 부서원 등 발신 주체별 분류로 특정 대상과의 커뮤니케이션 흐름을 용이하게 추적 | 1. 발신 그룹별 메일함 생성 2. 발신자 주소/도메인 기준 자동분류 적용 |
영업, 구매/마케팅, 외주 관리 |
| 주제별 | 업무 주제별(예: 회의록, 제안서, 보고서, 정산) 폴더 체계화를 통해 필요한 자료를 즉시 검색 가능 | 1. 주제별 메일함 생성 2. 제목 키워드 기준 자동분류 적용 |
기획, 전략, 공통 일반 업무 |
다우오피스 메일 분류 기능 한눈에 보기
목적에 맞는 적절한 메일 관리 기능을 선택하여 적용해 보세요.
| 기능 명칭 | 기능 설명 및 활용 | 설정 경로 |
|---|---|---|
| 자동분류 | 발신자, 수신자, 제목 조건에 따라 지정 메일함으로 자동 이동하거나 태그 자동 부착 | ⚙️ 메일 환경설정 > [자동분류] |
| 자동전달 | 수신 메일을 지정한 사내외 다른 이메일 주소로 자동 포워딩(전달) | ⚙️ 메일 환경설정 > [자동전달] |
| 태그 관리 | 메일별 카테고리 색상 태그 부여 (한 메일에 복수 태그 적용 가능) | ⚙️ 메일 환경설정 > [메일함] > [태그] |
| 중요메일 표시 | 개별 메일에 별표(중요) 표시를 지정하여 빠른 검색 및 모아보기 지원 | 메일 목록 및 상세 화면에서 제목 옆 🏳️ 선택 |
| 빠른 검색 | 중요메일, 안 읽은 메일, 오늘/어제 온 메일 등 조건별 스마트 모아보기 제공 | 메일 왼쪽 사이드 바 하단 [빠른검색] |
메일 자동분류 설정하기
지정한 조건(발신자, 제목 키워드 등)에 맞는 메일이 수신되면 원하는 메일함으로 자동 이동하거나 태그가 부착되도록 규칙을 설정합니다.
1단계: 분류된 메일을 보관할 개인메일함 생성
- 🧭 임직원 포털 > 메일 App > 왼쪽 사이드바 메일함 옆 [+] 클릭
-
메일함 이름(2자 이상, 32자 이하)을 작성하고 상위 메일함을 지정한 후 [확인]
2단계: 자동분류 규칙 등록 및 저장
- 🧭 임직원 포털 > 메일 App > [⚙️ 메일 환경설정] > [자동분류] 탭으로 이동
- [자동분류 규칙 사용]을 '사용함'으로 설정
- [+추가] 버튼 클릭
- 필터링 조건(발신자, 수신자, 제목 키워드 등)을 입력
- 조건 일치 시 이동시킬 '메일함' 또는 적용할 '태그' 지정
- [추가] 클릭 > 새롭게 생성된 규칙 확인 후 [저장]
메일 자동분류 자주 묻는 질문 (FAQ)
-
Q. 메일함 이동과 태그 부착을 동시에 적용할 수 있나요?
➔ 하나의 자동분류 조건 규칙당 '메일함 이동' 또는 '태그 적용' 중 1가지 동작 처리 방식만 지정 가능합니다. -
Q. 조건 설정 시 OR(또는) 조건 지정이 가능한가요?
➔ 현재 자동분류 필터는 발신자, 수신자, 제목 입력 항목 간 AND(그리고) 조건으로 작동합니다. -
Q. 자동분류된 메일함의 메일을 타 사원에게 자동 전달할 수 있나요?
➔ 특정 메일함에 수신된 메일을 자동 포워딩하는 기능은 지원되지 않습니다. 대신 📑 메일함 공유 기능을 활용해 부서원이나 특정 사용자와 메일함을 공유하여 열람/답장하시는 것을 권장합니다.
메일 자동전달 설정하기
나에게 오는 메일을 사내외 다른 이메일 주소로 자동 포워딩하도록 설정합니다.
관리자 정책 설정 안내
자동전달 기능은 관리자가 허용한 계정에 한해 메뉴가 노출됩니다. 메뉴가 보이지 않는
경우 관리자에게 문의하시거나 📑 메일 송수신 정책 가이드를 참고하세요.
📌 기본 자동전달 설정 방법
- 🧭 임직원 포털 > 메일 App > [⚙️ 메일 환경설정] > [자동전달] 탭으로 이동
- [자동메일전달]을 '적용함'으로 설정
- 메일 전달 후 처리: 원본 메일을 내 메일함에 남겨둘지(보관) 또는 즉시 삭제할지 선택
- 자동전달 주소 등록: [+추가] > 포워딩 받을 이메일 주소 입력 > [확인] > [저장] 클릭
예외 자동전달 규칙 활용 Tip
특정 발신자나 도메인에서 수신된 메일만 별도의 주소로 전달하고 싶은 경우 '예외 자동전달 규칙'을 활용해 보세요.
- 활용 예시: 매월 특정 발신자에게 접수되는 전자세금계산서, 고지서를 담당 회계 처리자에게 자동 포워딩
- 설정 방법: 예외 자동전달 규칙 [+추가] > 지정 발신자 주소/도메인(@domain.com) 입력 > 전달받을 이메일 주소 입력 > [확인] > [저장]
태그 설정 및 메일 지정하기
태그는 카테고리별로 고유 색상을 지정하여 메일 목록에서 시각적으로 빠르게 구분할 수 있도록 돕는 기능입니다. (최대 100개까지 생성 가능)
📌 태그 생성, 관리 및 메일 적용 방법
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태그 신규 생성: 최초 태그 등록 시 메일 환경설정에서 생성할 수 있으며, 등록 후에는 메일 사이드바에서 즉시 추가할 수 있습니다.
- 방법 ① (환경설정에서 최초 생성): 🧭 임직원 포털 > 메일 App > [⚙️ 메일 환경설정] > [메일함] > [태그] 탭 > [+태그 추가] > 태그명(2자~32자) 및 색상 지정 후 [확인]
- 방법 ② (사이드바에서 빠른 추가): 메일 App > 왼쪽 사이드바 > [태그] 항목 우측 [+] 버튼 클릭 > 새 태그명과 색상 등록 가능
- 메일에 태그 적용: 메일 목록에서 대상 메일 선택(체크) ➔ 상단 툴바의 [태그] 아이콘 클릭 ➔ 지정할 태그 선택
- 태그 수정 및 삭제: 메일 App > 왼쪽 사이드바에서 수정/삭제하려는 태그 우측의 더보기(⋮) 버튼 클릭 > [수정] 또는 [삭제] 클릭 > [확인]
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메일에서 태그 해제: 아래 2가지 방법 중 하나로 지정된 태그를 해제할 수 있습니다.
- 방법 ①: 메일 목록에서 대상 메일 선택(체크) > 상단 툴바의 [태그] 클릭 후 [해제] 선택
- 방법 ②: 메일 상세 보기 화면에서 메일 제목 옆에 부착된 태그 아이콘을 직접 클릭하여 즉시 해제