✅ 해당 기능이 제공되는 다우오피스 상품 유형
| 무료 | 서비스형 | 엔터프라이즈형 | HR형 | ||
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| 스탠다드 | 스탠다드 | 프리미엄 | 스탠다드 | 프리미엄 | HR |
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다우오피스에서 메일 커뮤니케이션 효율성을 높이기 위해 제공하는 다양한 기능 중 가장 기본적인 메일 읽기/쓰기 방법에 대해 알아보겠습니다.
메일 홈 안내🏠
🧭임직원 포털 > 메일 앱으로 들어가면 바로 [받은메일함]을 확인할 수 있습니다.
- 메일쓰기 : 새로운 메일 직접 작성
-
메일함 목록
- 즐겨찾기 : 자주 사용하는 메일함이나 태그를 즐겨찾기로 지정하면 목록 최상단에 고정되어 빠르게 접근 가능
- 메일함 : 기본 제공 메일함 외에도 사용자가 추가한 메일함을 함께 확인 가능
- 빠른검색/태그 : 설정된 분류 기준(태그, 조건 등)에 따라 해당하는 메일을 쉽게 찾아볼 수 있음
-
메일 관리
- 스팸신고 : 선택한 메일을 스팸으로 신고하면 휴지통으로 이동되며, 수신거부 목록에 자동 등록되거나 관리자가 확인 가능
- 답장 : 메일에 대해 개별 답장 또는 전체 답장을 보낼 수 있음
- 삭제 : 선택한 메일을 삭제(휴지통으로 이동)/완전삭제 및 첨부파일만 별도 삭제 가능
- 태그 : 메일에 태그를 지정해 분류하고, 태그별로 관리 가능
- 전달 : 선택한 메일을 다른 사람에게 그대로 전달 가능
- 읽음/안읽음 설정 : 선택한 메일을 읽음 상태 또는 안읽음 상태로 변경 가능
- 이동 : 다른 메일함으로 메일을 이동시켜 정리 가능
- 이 메일을
- 저장 : 메일을 PC에 로컬 파일로 저장 가능
- 인쇄 : 선택한 메일을 인쇄해 오프라인으로 활용 가능
- 자동분류 : 선택한 메일을 기준으로 자동분류 규칙을 등록 가능
- 수신거부 : 발신자를 수신거부 목록에 추가하여 이후 메일 수신 차단 가능
-
정렬/화면 관리
- 정렬순서 : 보낸사람, 제목, 받은날짜, 파일 크기 등 다양한 기준으로 정렬 가능 (오름차순/내림차순)
- 메일 본문 읽기 창 : 리스트와 본문을 어떤 형태로 보여줄지 화면 레이아웃을 설정 가능
- 목록 갯수 설정 : 한 화면에 표시될 메일 수를 설정하여 보기 편한 구조로 조정 가능
-
메일 리스트 아이콘 설명
아이콘 내용 아직 읽지 않은 신규 메일 이미 읽은 메일 첨부파일이 포함된 메일 중요메일로 체크하여 발송된 메일 메일 팝업 보기 태그로 분류된 메일 - 메일 목록 : 읽은 메일은 회색으로, 아직 읽지 않은 메일은 검정색으로 표시, 메일 확인 여부 쉽게 구분
메일 확인하기
메일 본문은 3가지 방법으로 확인할 수 있습니다.
| 기본 메일 확인 방법 | 메일 앱 > 메일 목록에서 메일 제목을 클릭 > 메인 본문으로 화면 전환하여 확인 |
|---|---|
| 새 창으로 확인 방법 | 메일 앱 > 메일 목록에서 메일 제목 옆 팝업아이콘 클릭 > 새 창으로 확인 |
| 본문 읽기 창으로 확인 방법 | 메일 앱 > 메일 목록 우측 상단 읽기 방식을 [좌우 분할로 보기] 또는 [상하 분할로 보기] 선택 후 목록 오른쪽이나 하단에서 확인 |
1️⃣ 메일 본문 구성
- 메일 제목
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수신 정보
- 보낸 사람, 받는 사람, 메일 수신 날짜 확인 가
- 이름이나 이메일 주소를 클릭하면 해당 수신자에게 바로 메일 작성 가능
-
인쇄/일정등록/원문보기
- 인쇄: 현재 메일을 인쇄 미리보기 화면으로 열어 출력 가능
- 일정등록: 본문에 일정 관련 내용이 있는 경우 버튼 클릭으로 바로 캘린더에 일정 추가 가능
- 원문보기: 메일 내용을 별도 창에서 원문 형식으로 열람 가능
-
즐겨찾기 : 중요하거나 다시 확인할 메일은 즐겨찾기로 표시 가능
→ 메일함 목록 상단의 [즐겨찾기 > 중요메일]에서 빠르게 접근 가능
-
관련메일 : 답장 또는 전달로 이어진 동일 제목의 관련 메일 목록 표시
-
첨부파일 : 첨부된 파일을 즉시 내려받거나 미리보기 가능
→ [자료실 저장] 클릭 시 개인 자료실로 바로 저장 가능
- 메일 본문 내용
💡수신 메일 첨부파일 체크
수신된 메일의 첨부파일을 클릭했을 때 [수신 메일 첨부파일 체크] 팝업이 나타나는 경우는 다음과 같습니다.
- 관리자가 보안 설정을 통해 첨부파일 다운로드 전에 사용자 확인을 한 번 더 요구한 상태
- 주로 랜섬웨어, 바이러스 등 악성 파일 감염 방지를 위한 목적
어떻게 작동하나요?
- 특정 확장자 또는 모든 첨부파일에 대해 다운로드 전 경고 팝업 표시
- 사용자는 파일을 열기 전, 위험 여부를 한 번 더 확인할 수 있음
해당 기능이 필요하다면 📑메일 읽기 설정 가이드를 참고하여 관리자 설정을 진행하세요.
2️⃣ 메일 답장하기
수신한 메일에 대한 답장을 작성하여 발송할 수 있습니다. 답장한 메일은 수신한 메일 제목 앞에 Re:로 표시됩니다.
- 메일 목록에서 답장을 보내려는 메일 선택
또는 답장을 보내려는 메일 제목을 클릭하여 메일 본문으로 이동 - 상단 툴바에서 답장(전체답장) 클릭하여 발신자 메일 주소 확인
- 답장 : 수신된 메일을 보낸 사람에게만 답장 메일 발송
- 전체답장 : 수신된 메일을 보낸 사람과, 해당 메일에 참조되어있는 모든 사람에게 답장 메일 발송
- 답장 메일 작성 후 [보내기] 클릭
3️⃣ 메일 전달하기
수신한 메일을 다른 직원에게 전달하여 공유할 수 있습니다. 전달한 메일은 수신한 메일 제목 앞에 Fwd로 표시됩니다.
- 메일 목록에서 전달하려는 메일 선택
또는 전달하려는 메일 제목을 클릭하여 메일 본문으로 이동 - 상단 툴바에서 전 클릭 > 원문첨부/포함 여부 선택
- 원문첨부 : 메일의 원문이 첨부파일로 첨부되어 메일 전달
-
원문포함 : 메일의 원문이 본문 내용에 함께 포함되어 메일 전달
💡
메일 목록에서 메일을 2개 이상 선택한 뒤 전달하면, 메일 본문은 원문첨부로만 전달됩니다.
- 메일 작성 후 [보내기] 클릭
4️⃣ 메일 이동하기
각각의 메일함에 있는 메일함을 다른 메일함으로 이동할 수 있습니다.
이동하는 방법은 두가지가 있습니다.
① 툴바에서 이동
- 메일 목록에서 이동하려는 메일 선택
또는 이동하려는 메일 제목을 클릭하여 메일 본문으로 이동 -
상단 툴바에서 [이동] 클릭 > 이동할 메일함 선택
💡
메일 이동 시 [복사]에 체크하면 선택한 메일함으로 복사됩니다.
② 드래그 앤 드롭으로 이동
- 메일 목록에서 이동하려는 메일 클릭
- 이동하려는 메일함으로 드래그 앤 드롭
메일 쓰기
🧭임직원 포털 > 메일 앱 > 왼쪽 상단 [메일쓰기] 버튼을 클릭하여 새로운 메일을 작성할 수 있습니다.
메일 쓰기에서는 크게 수신자 지정, 파일첨부, 발송옵션 설정에 대해 안내합니다.
1️⃣ 수신자 지정하기
| 받는사람 | 메일 수신자 *필수입력 |
|---|---|
| 참조(CC) | 수신 메일을 함께 열람할 수 있는 대상 |
| 숨은참조(BCC) | 받는사람과 참조자 등 메일을 받는 다른 사람에게는 노출되지 않지만, 해당 메일을 수신하여 열람할 수 있는 대상자 |
| 나에게 | 동일한 메일을 본인에게도 수신 |
| [+] 버튼 | 참조자, 숨은참조자 항목을 추가할 때 클릭 |
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받는 사람 자동 완성
이름 또는 부서를 입력하면 사내 인원을 자동으로 검색 및 제안ℹ️
받는 사람 자동 완성 메일 수정이 필요한 경우 📑메일 환경설정 가이드 내 '자동 완성 메일 수정' 내용을 참고하세요!
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최근 발송 주소에서 받는 사람 선택하기
- 받는 사람 입력칸 옆 화살표(▾) 클릭 시
-
최근 발송한 이메일 주소 최대 10개 표시
※ 조직도/주소록에 없는 외부 수신자만 해당
-
주소록에서 받는 사람 선택하기
[주소록]을 클릭하여 개인 주소록/공용 주소록/조직도에서 수신자 선택💡
조직도 기능이 제한된 경우 관리자에게 접근 권한 문의 필요
2️⃣ 파일 첨부하기
메일 작성 시 다음과 같은 방식으로 파일을 첨부할 수 있습니다.
1. 내 컴퓨터에서 첨부
- 드래그 앤 드롭 : 첨부할 파일을 메일 첨부 영역으로 끌어다 놓기
-
파일 선택 : [파일선택] 버튼 클릭 후 원하는 파일 직접 선택
2. 자료실 파일 첨부
- [자료실] 버튼 클릭 → 다우오피스 자료실에 업로드된 파일을 선택하여 첨부
3. 대용량 파일 첨부📎
- [대용량] 옵션 체크 후 첨부 가능
- 첨부방식 : 파일은 서버에 저장되고, 메일에는 다운로드 링크만 포함
- 첨부 용량 기준
- 파일 1개당 최대 1GB
- 전체 최대 5GB까지 첨부 가능
- 첨부된 대용량 파일은 발송일 기준 15일간 다운로드 가능
⚠️첨부 방식 전환 시 파일 삭제됨
- 일반 ↔ 대용량 전환 시 기존 첨부파일은 모두 삭제되므로 주의
용량 초과 시 자동 대용량 첨부로 전환됨
- 단, 대용량 첨부 최대 용량 초과 시 첨부 불가
- 이 경우 [대용량 관리]에서 기존 파일을 삭제해야 추가 가능
대용량 파일 삭제 시 링크도 만료됨
- 삭제된 파일은 수신자가 더 이상 접근할 수 없음
3️⃣ 발송 옵션 설정하기
메일 작성 시 다양한 발송 옵션을 통해 발송 시점, 보안, 저장 방식 등을 설정할 수 있습니다.
예약 발송
- 메일 작성 페이지 하단 [예약] 버튼 선택 → 발송할 날짜와 시간 지정
- 작성 시점 기준 30분 이후부터 설정 가능, 설정한 시각에 자동 발송
보안 설정
- 메일 작성 페이지 하단 [보안설정] 버 선택 → 비밀번호 및 힌트 입력
- 수신자는 비밀번호 입력 후 메일 확인 가능
임시저장
- 메일 작성 페이지 상단 툴바 [임시저장] 선택 → 작성 중인 메일을 임시보관함에 저장
- 메일 제목은 필수입력
미리보기
- 메일 작성 페이지 상단 툴바 [미리보기] 선택 → 새 창에서 작성된 메일을 미리 확인
- 서명 포함 여부도 확인 가능
다시쓰기
- 메일 작성 페이지 상단 툴바 [다시쓰기] 선택 → 작성 중인 메일 초기화 → 새로 작성 시작
개별발송
- 수신자가 여러 명일 때, 하단 [개별발송] 체크 시, 각각의 메일이 독립적으로 발송됨
- 수신자는 자신 외 다른 수신자를 볼 수 없음
수신확인
- 하단 [수신확인] 체크 시 메일 수신 여부 확인 가능
- 보낸메일함 옆 [수신확인] 메뉴에서 확인
서명/V-Card
- [서명]을 설정하면 메일 본문에 서명 포함
- TEXT 모드에서는 서명 수정 불가
- 하단 드롭다운에서 '사용안함' 선택 시 서명 제거됨
- 메일 환경설정 > 서명에서 상세 설정 가능
- 하단 [V-Card 사용] 체크 시 명함 정보가 첨부되어 발송됨
보낸메일함 저장
- 체크 해제 시 보낸메일함에 메일 저장하지 않음
중요
- 제목 입력 칸 옆 [중요] 클릭 시 제목 앞에 중요(!) 아이콘 표시
자동저장
- 설정된 간격으로 메일 자동 저장 → 임시보관함에 저장됨
수신확인
발송한 메일을 수신자가 읽었는지 확인할 수 있습니다.
- 임직원 포털 > 메일 App > 왼쪽 사이드바 보낸메일함 옆 [수신확인] 클릭
- 수신확인 항목 확인
- 안읽음 : 수신자가 메일을 확인하지 않은 상태
- 발송취소 : 선택한 메일을 발송 취소
- 날짜와 시각 : 수신자가 메일을 확인한 날짜와 시각, 발송을 취소한 경우 발송 취소한 날짜와 시각 표시
- 확인자/수신자 수 : 여러 명에게 메일을 발송한 경우, 확인자/수신자 수가 표시되며 메일 제목을 클릭하면 메일을 읽은 사람 확인 가능
발송취소
보낸 메일의 발송을 취소할 수 있습니다.
- 발송취소는 같은 도메인의 메일 주소(@abcd.com 등)를 사용하는 수신자이며, 읽기 전 상태일 때만 취소 가능
- 외부 도메인으로 발송한 메일이나 이미 읽은 메일은 취소 불가
- 임직원 포털 > 메일 App > 왼쪽 사이드바 보낸메일함 옆 [수신확인]
- 발송을 취소하려는 메일 제목 선택
- 메일 목록 상단에 있는 [발송취소]
- 수신자가 여러명일 경우, 수신자 목록에서 발송을 취소할 수신자 모두 선택 후 [발송취소]