메일 쓰기 및 발송 관리

다우오피스 메일 쓰기는 수신자 자동완성, 파일 첨부, 다양한 발송 옵션 설정부터 오송신 방지 시스템, 예약 메일 수정, 수신확인 및 발송취소까지 안전하고 효율적인 메일 발송 관리를 지원합니다.  

✅ 주요 핵심 기능 안내

• 수신자 지정 및 자동완성: 사내 직원 검색, 조직도/주소록 연동 및 최근 발송 주소(최대 10개) 제안
• 파일 첨부 및 대용량 규격: PC 및 [드라이브] App 파일 첨부, 파일당 최대 1GB / 메일당 최대 5GB 대용량 첨부(15일 보관) 지원
• 쓰기 설정 및 발송 옵션: 상단 [쓰기 설정]을 통한 수신확인/서명 관리, 예약 발송, 보안 메일, 개별 발송 지원
• 예약 메일 수정: 예약메일함 또는 열람 화면에서 내용(제목/본문/수신자/첨부) 및 발송 시간 직접 수정 후 재예약 가능
• 오송신 방지 시스템: 동명이인 수신자, 조직도 외 외부 주소, 첨부파일 누락, 특정 키워드 사전 감지 레이어 표출
• 수신확인 및 발송취소: 수신자별 열람 날짜/시각 확인 및 동일 도메인 수신자 대상 안읽은 메일 발송취소 지원

메일 작성 및 수신자 지정

🧭 임직원 포털 > 메일 App > 왼쪽 상단 [메일쓰기] 버튼을 클릭하여 새 메일을 작성할 수 있습니다.

수신자 유형 구분

수신자 입력 방법

• 받는 사람 자동 완성: 이름 또는 부서를 입력하면 사내 조직도 인원을 자동으로 검색 및 제안

  자동 완성 메일 검색 설정 변경이 필요한 경우 📑 메일 환경설정 가이드 내 '자동 완성 메일 수정' 항목을 참고해 주세요.

• 최근 발송 주소 선택: 받는 사람 입력 칸 우측 드롭다운(최근 주소▾) 클릭 시 최근 발송한 외부 이메일 주소를 최대 10개까지 선택 가능 (※ 조직도/주소록 미등록 수신자 기준)
• 주소록에서 선택: 입력 칸 우측 [주소록] 버튼을 클릭하여 개인 주소록, 공용 주소록, 조직도에서 수신자를 직접 지정 가능

파일 첨부 규격 및 안내

메일 작성 시 다음과 같은 방식으로 파일을 첨부할 수 있습니다.

1. 내 컴퓨터에서 첨부: [파일선택] 버튼을 눌러 직접 선택 또는 첨부 영역으로 파일을 끌어다 놓는 드래그 앤 드롭 방식
2. 드라이브 파일 첨부: [드라이브] 버튼 클릭 후 다우오피스 드라이브에 업로드된 파일을 바로 첨부
3. 대용량 파일 첨부: [대용량] 옵션 체크 후 첨부 시 서버 보관 다운로드 링크 형태로 발송
   • 파일 1개당 최대 1GB, 메일 1건당 최대 5GB까지 첨부 가능 (사내 업로드 제한 정책 예외 적용)
   • 첨부된 대용량 파일은 발송일 기준 15일간 다운로드 가능

발송 옵션 설정 및 예약 메일 수정

상단바 및 [⚙️쓰기 설정] 버튼을 통해 발송 시점, 보안, 서명 관리 등을 쉽게 설정할 수 있습니다.

주요 발송 옵션

1. 예약: 상단 [예약] 버튼 선택 후 원하는 날짜와 시각 지정 (작성 시점 기준 30분 이후부터 설정 가능하며 지정 시각에 자동 발송)
2. 미리보기: 미리보기 창을 통해 서명 포함 여부 등을 사전 확인 가능
3. 임시저장: 작성 중인 메일을 임시보관함에 저장 가능 (제목 필수 입력)
4. 보안: 상단 [보안] 버튼 선택 후 비밀번호 및 힌트 입력 (수신자는 비밀번호 입력 후 메일 열람)
5. ⚙️쓰기 설정: 상단 [쓰기 설정] 클릭 시 수신확인 여부, 보낸메일함 저장 여부, 명함(V-Card) 및 서명 기본값을 한곳에서 지정 가능
6. 개별발송: 수신자가 여러 명일 때 하단 [개별발송]을 체크하면 각 수신자에게 메일이 개별 독립 발송되어, 타 수신자의 이메일 주소가 노출되지 않도록 안전하게 보호함

예약 메일 수정 및 재예약

[예약메일함] 또는 예약 메일 열람 화면에서 예약된 메일을 직접 열어 제목, 본문, 수신자, 첨부파일 및 발송 예정 시간을 바로 수정할 수 있습니다.

1. 예약메일함에서 수정할 메일 선택 후 열람
2. 상단 [수정] 선택 후, 수정할 항목(제목/본문/수신자/첨부/발송시간) 변경
3. [보내기] 발송 클릭 시 기존 예약 메일이 자동으로 업데이트 및 대체 완료

오송신 방지 시스템

메일 작성 후 [보내기] 버튼 클릭 시 수신자 및 본문, 첨부파일을 사전에 검사하여 오발송 사고를 방지합니다.

• 동명이인 수신자 체크: 조직도에 동일한 이름의 임직원이 존재하는 경우 소속 부서와 메일 주소를 재확인하도록 선택 레이어 표출
• 외부/미등록 주소 알림: 주소록이나 사내 조직도에 등록되지 않은 외부 메일 주소로 발송 시 안내 문구 표출
• 첨부파일 누락 감지: 본문 텍스트에 "첨부", "붙임" 등의 키워드가 포함되어 있으나 파일이 첨부되지 않은 경우 사전 알림
• 특정 키워드 검사: 사내 관리자가 설정한 주의 키워드가 포함된 경우 메일 내용 재확인 안내 팝업 표출

수신확인 및 발송취소

수신확인

🧭 임직원 포털 > 메일 App > 왼쪽 사이드바 보낸메일함 옆 [수신확인]을 클릭하여 발송한 메일을 수신자가 읽었는지 확인할 수 있습니다.

• 상태 표시: 안읽음 / 수신자가 메일을 확인한 날짜 및 시각 표출
• 상세 확인자: 수신자가 여러 명인 경우 읽은 사람 수 및 제목 클릭 시 개별 열람 시간 상세 확인 가능

발송취소

잘못 보낸 메일의 발송을 취소할 수 있습니다.

1. [보낸메일함] 옆 [수신확인] 메뉴 진입
2. 발송을 취소하려는 메일 제목 선택
3. 오른쪽 상단 [발송취소] 버튼 클릭 (수신자가 복수일 경우 대상 수신자 선택 후 취소 진행)