AI 메일 활용하기

🧭 임직원포털 > [메일]에서 활용 가능한 AI 기능은 머신러닝(ML) 및 LLM 기반의 인공지능 기술을 통해 메일 수신부터 읽기, 작성, 답장, 분류에 이르는 전 과정을 스마트하게 보조합니다. PC Web 환경은 물론 모바일 앱에서도 언제 어디서나 이용하실 수 있습니다.  

✨ 핵심 영역별 주요 기능 요약

• 메일 쓰기: 키워드 기반 비즈니스 초안 생성, 작성된 본문 어조 변경 및 번역/교정, 본문 맥락 반영 AI 추천 제목 자동 생성
• 받은 메일: 3가지 유형별 본문 핵심 요약, 맥락 기반 AI 제안(일정 확인/등록, 주소록 추가, 번역), 첨부문서 AI 요약, 빠른 회신 초안 생성
• 메일 자동 분류: ML 기반 수신 메일 성격 분석 및 스마트 탭(업무/알림/광고) 자동 분류

📝 메일 쓰기: AI 기능 구성

메일 쓰기 화면에서 작성 키워드 입력만으로 전문적인 비즈니스 메일 초안을 자동 생성하고, 작성된 본문 수정, 어조 변경, 다국어 번역, 제목 자동 생성을 통해 완성도 높은 메일을 손쉽게 작성할 수 있습니다. 📑 메일 쓰기: 초안 생성 및 수정

주요 제공 기능

1. 메일 초안 생성: 간단한 키워드나 메모 입력 시 인사말부터 마무리까지 비즈니스 구조를 갖춘 메일 초안 자동 생성
2. 메일 본문 수정: 드래그한 선택 영역 또는 본문 전체를 대상으로 어조 변경(정중하게/친근하게), 다국어 번역, 문장 개선 수행
3. AI 제목 생성: 작성된 본문 내용의 핵심 목적과 키워드를 분석하여 명확하고 간결한 추천 제목 제안

메일 쓰기: 초안 생성 및 수정

메일 본문 미작성 시에는 초안 생성을, 작성 중 또는 완성된 본문이 있을 때는 문장 수정 및 제목 자동 생성을 실행하여 메일 작성 시간을 대폭 단축할 수 있습니다.

🪄 AI 메일 초안 작성 (본문 미작성 상태인 경우)

1. 메일 쓰기 에디터 상단의 [✦ AI 작성•수정] 버튼 클릭
2. 에디터 상단 프롬프트 입력창에 작성할 메일의 핵심 목적이나 키워드 입력 후 [↑] 버튼 클릭 (예: 회의 일정 요청, 비용 정산 안내)
3. 생성 완료 후 미리보기 화면에서 내용 확인 후 [삽입] 버튼 클릭하여 본문 반영

4. 필요 시 미리보기 화면 상단 [재생성], [수정 ▾] (어조 변경, 번역) 옵션을 적용하여 내용 가다듬기 진행

    

🛠️ AI 메일 본문 수정 (본문 작성된 상태인 경우)

1. 메일 쓰기 에디터 상단의 [✦ AI 작성•수정] 버튼 클릭
   • 특정 문장만 수정할 경우: 수정할 본문 텍스트를 마우스로 드래그
   • 본문 전체를 수정할 경우: 텍스트 선택 하지 않음
2. 프롬프트 입력창에 수정 요구사항(예: 더 간결하게 정리, 정중하게 수정) 입력 후 [↑] 버튼 클릭
3. 생성 완료 후 미리보기 화면에서 내용 확인 후 [삽입 ▾] 드롭다운에서 [선택 영역 엎어쓰기/덮어쓰기] 또는 [아래에 삽입] 선택하여 반영

✨ AI 제목 생성

1. 메일 본문 내용 작성을 완료한 상태에서 제목 입력란 우측의 [AI 제목 생성] 버튼 클릭
2. AI 제목 생성 팝업에서 추천된 5가지 제목 중 원하는 항목 선택 후 하단의 [적용] 버튼 클릭

📥 받은 메일: AI 기능 구성

받은 메일 상세 화면에 진입하면 상단 요약 영역, AI 추천 액션 바, 하단 빠른 회신 영역, 그리고 우측 AI 패널을 통해 메일 확인부터 후속 업무까지 한 번에 처리할 수 있습니다.

받은 메일: 본문 요약

메일 본문을 읽기 전 핵심을 빠르게 파악할 수 있도록 3가지 맞춤형 요약 옵션을 제공합니다.

1. 받은 메일 상세 화면 상단의 [✦ 본문 요약] 버튼 클릭
2. 팝업에서 원하는 요약 방식 선택 후 [선택] 클릭
   • 간략하게: 메일의 핵심 흐름을 3줄 이내로 압축 제공
   • 자세하게: 전체 맥락, 논의 배경, 결론까지 구조화하여 상세 제공
   • 액션중심으로: 수신자 관점에서 직접 처리해야 할 할 일, 참고사항, 결정사항 위주 제공
3. 요약 결과 상단의 [복사] 또는 [번역] 버튼을 이용하거나, [재생성]도 가능
4. 요약 박스 하단의 [추천 액션] 버튼을 클릭하여 후속 업무 즉시 실행 가능

받은 메일: AI 제안

메일의 성격과 맥락을 분석하여 내 일정 확인, 일정 등록, 연락처 추가, 본문 번역와 같은 필요한 후속 조치를 맞춤형으로 추천하고 연속 실행하도록 지원합니다.

1. 받은 메일 상세 화면 상단의 [✦ AI 제안] 드롭다운 버튼 클릭 (또는 메일 요약 영역 하단의 추천 액션 버튼 클릭)
2. AI가 분류한 메일 유형에 맞춰 노출된 추천 옵션 중 원하는 기능 선택

✅ 세부 기능 안내
 

1. 내 일정 확인

• 메일 본문 속 회의/미팅 일정을 분석하여 수신자의 캘린더 일정과 충돌 여부 사전 확인
• 상태별 결과 안내:
  • [참석 가능]: 해당 시간대 겹치는 캘린더 일정 미존재
  • [참석 어려움]: 기존 일정과 1분 이상 중복 발생 (겹치는 기존 일정 정보 표출)
  • [정보 부족]: 날짜/시간 정보가 불명확하여 판단 불가
• 후속 요청: AI 사이드바 하단 입력창을 통해 "가능한 다른 시간 알려줘", "다음 주 중 언제 괜찮아?" 등 대체 일정 추가 문의 가능
   

2. 일정 등록

• 메일 속 일시, 안건, 장소, 참석자 정보를 자동 추출하여 다우오피스 캘린더에 즉시 등록
• 등록 확인: AI 사이드바에 표출된 추출 일정 카드 확인 후 [확인] 클릭 시 캘린더 저장 완성
• 충돌 및 과거 일정 안내: 기존 일정 존재 시 경고 메시지가 표출되며, 이미 지난 과거 일정의 경우 지난 일정 안내 노출
   

3. 연락처 추가

• 메일 본문 및 서명(Signature) 영역의 인적 사항(표시명, 회사명, 부서, 직급, 이메일, 전화번호, 주소 등)을 자동 추출하여 주소록 저장
• 저장 및 중복 처리: 저장 위치(개인/공용 주소록) 선택 후 [확인] 클릭. 기존 주소록에 동일 이메일/전화번호가 존재하는 경우 신규 추가 대신 업데이트/병합 안내 표출
   

4. 본문 번역

• 외국어 메일 본문(서명 제외)을 다우오피스 설정 언어 또는 원하는 언어로 원문 의미에 맞게 번역
• 언어 설정: 본문 언어 자동 감지, 번역할 언어는 [프로필 > 설정 > 환경설정 > 언어설정] 기본값 자동 적용
  • 단, 모바일의 경우에는 디바이스에 설정된 언어가 기본값으로 적용
  • 한국어 외 총 8개 다국어 지원-영어, 일본어, 중국어(간체/번체), 베트남어, 스페인어, 프랑스어, 포르투갈어, 러시아어
• 원문 보기: 번역 상단 바의 [원문보기] / [번역보기] 토글 버튼을 통해 수시 전환 가능

✅ 메일 유형별 추천 버튼 노출 정책

AI가 메일 본문 분류 유형을 자동으로 파악하여 상이한 옵션 버튼을 제공합니다. 📑 메일 자동 분류: 스마트 Tab

• 계약/정산: 연락처 추가, 본문 번역
• 일정/회의: 내 일정 확인, 일정 등록, 연락처 추가, 본문 번역
• 회신 필요: 연락처 추가, 본문 번역
• 알림/광고: 본문 번역

받은 메일: 첨부 파일 AI 요약

메일에 첨부된 다양한 문서를 PC에 다운로드하거나 직접 열어보지 않고도 핵심 내용과 개요를 우측 AI 사이드바에서 손쉽게 파악할 수 있습니다.

1. 단일 파일 요약
   • 받은 메일 상세 화면의 첨부파일 목록에서 개별 문서 우측의 [AI 요약] 버튼 클릭
2. 복수 파일 일괄 요약
   • 첨부파일 목록 상단의 [파일 일괄 요약] 버튼 클릭
   • 일괄 요약 선택 팝업에서 요약할 파일 선택 (최대 10개까지 선택 가능)
   • 하단의 [요약] 버튼 클릭

👉 이후 후속 작업 안내
버튼 클릭 시 우측 AI 사이드바가 열리며 파일명, 개요, 주요 요약을 카드 형태로 확인되며, 한 번에 여러 개의 문서를 선택하여 연속 요약 결과를 확인할도 있습니다.

받은 메일: AI 빠른 회신

받은 메일의 대화 맥락을 AI가 분석하여 제공하는 추천 회신 옵션을 클릭하면, 빠르게 최적의 답장 초안을 작성하고 발송할 수 있습니다.

1. 회신 옵션 선택
   • 받은 메일 본문 최하단에 위치한 AI 추천 회신 옵션 버튼([긍정 회신], [부정 회신], [검토 후 회신]) 중 메일 성격에 맞는 버튼 클릭
2. 어조 및 문장 수정
   • 우측 AI 사이드바에서 생성된 답장 초안 확인
   • 하단의 어조 수정 옵션(예시: 친근하게, 더 길게, 서로 다듬기 등)을 눌러 문장 스타일 가다듬기 진행
3. 미리보기 및 발송
   • AI 사이드바 하단의 [메일 보내기] 클릭
   • [메일 발송전 확인] 카드에서 수신자, 제목, 작성된 본문 최종 점검
   • 하단의 [발송 →] 버튼 클릭하여 회신 메일 발송 완료

✨ 회신 옵션 종류 안내

• 긍정 회신: 메일 요청에 대한 동의, 수락, 승인, 참여 안내 답장 초안 생성
• 부정 회신: 정중한 거절, 일정 중복, 수정 요구, 양해 안내 답장 초안 생성
• 검토 후 회신: 추가 검토 필요, 확인 후 재연락, 일정 조정 안내 답장 초안 생성

🏷️ 메일 자동 분류: 스마트 Tab

머신러닝(ML) 알고리즘과 규칙(Rule) 기반으로 수신된 메일의 제목과 본문을 실시간으로 분석하여 업무, 알림, 광고 등 메일의 성격에 맞춰 상단 탭 및 메일 제목 라벨로 자동으로 분류해 줍니다.

1. 스마트분류 탭 모아보기
   • [받은메일함], [사용자 추가 메일함], [공유된 메일함] 상단 툴바의 탭 ([전체], [업무], [알림], [광고]) 중 원하는 항목 클릭
   • [전체] 탭 클릭 시 분류 결과와 관계없이 수신된 모든 메일을 한눈에 확인
2. 업무 라벨 기반 필터링 (업무/전체 탭 전용)
   • 목록 상단 필터 영역의 [라벨▾] 드롭다운 버튼 클릭
   • 조회하려는 라벨([계약·정산], [일정·회의], [회신 필요]) 체크박스 다중 선택
   • 선택된 조건에 일치하는 메일만 목록에 자동 정렬 및 노출

📌 주요 스마트분류 탭 및 라벨 안내

• 업무 탭: 계약·정산, 일정·회의, 회신 필요 등 처리 및 확인이 시급한 주요 업무 메일 모음
  • 계약·정산: 견적서, 세금계산서, 정산, 송금, 계약 등 금전 및 법적 효력이 수반되는 메일
  • 일정·회의: 미팅 일정, 회의 초대의 건, 참석 여부 확인, 일정 변경 등 시간 조율이 필요한 메일
  • 회신 필요: 답변 요청, 피드백, 승인 요청 등 수신자의 답장이 필요한 메일
• 알림 탭: 다우오피스 시스템 알림, 외부 연동 서비스(Jira, Slack, Teams 등)의 업무 참고용 알림 메일 모음
• 광고 탭: 뉴스레터, 이벤트, 프로모션 등 비업무성 정보 메일 모음
• 라벨 없음: 위와 같이 분류되지 않은 기타 일반 업무 메일

❓ 메일 자동 분류: 스마트 Tab 자주 묻는 질문

Q. 메일 분류가 잘못되면 유형을 직접 바꿀 수 있나요?
A. 현재 사용자가 메일 유형이나 라벨을 직접 변경하는 기능은 제공하지 않습니다. 향후 피드백을 수집하여 라벨을 일괄 재분류하는 [재분류 요청] 프로세스가 업데이트될 예정입니다.

Q. 스마트분류 Tab을 끄거나(ON/OFF) 추가·삭제할 수 있나요?
A. 스마트분류는 모든 사용자에게 기본으로 제공되는 고정 서비스 기능입니다.
사용자가 스마트분류 Tab을 임의로 추가·삭제하거나, ON/OFF 설정으로 켜고 끌 수 없습니다.

Q. 기존에 제공하던 '태그'와 '메일 라벨'은 무엇이 다른가요?
A. 라벨은 시스템(ML)이 서비스 공통 정책을 기준으로 메일 성격을 자동 분류하여 부여하는 메타 정보인 반면, 태그는 사용자가 개인 및 업무 관리 목적으로 직접 추가·수정하는 수동 설정 항목입니다. 📑 메일 태그 설정하기